Intelligent Agents (IAs) monitoren activiteit binnen een cursus gebaseerd op criteria die je zelf instelt. Op basis hiervan kunnen ze verschillende acties uitvoeren. Voorbeelden van IA zijn:
- Controleren van gebruikers die een bepaald aantal dagen niet hebben ingelogd
- E-mailen van gebruikers met cijfers onder een bepaald niveau
De meest relevante toepassing, het versturen van e-mails, zal behandeld worden in dit artikel. Een volledig overzicht van alle mogelijkheden is hier te vinden.
- Om IAs aan te zetten voor je cursus kan je terecht bij FB LMS.
- Denk vooraf goed na wat je met een IA wilt bereiken. Eenmaal actief kan een verkeerd ingestelde IA grote gevolgen hebben.
- Ga naar de course waar je de IA wilt instellen.
- Klik op Course Tools > Course Admin > Intelligent Agents en selecteer New Agent.
- Vul een Agent Name in die later makkelijk te herkennen is.
- Optioneel: onder Description kan je een samenvatting geven van de IA.
- Optioneel: kies een Category voor de IA of maak er een aan.
- De IA is standaard niet actief direct na aanmaken. Selecteer het vakje onder Status als dit wel de bedoeling is.
We raden aan om de IA pas actief te zetten na het instellen. Zie sectie 'Overzicht Agent List' hoe je dit moet doen.
Scheduling
Hier kan je instellen met welke frequentie de triggers (zie volgende sectie) voor het versturen van een e-mail worden gecheckt: dit kan eenmalig zijn of met regelmaat. In onderstaand voorbeeld stellen we Frequency in op Daily:
Kies je onder Frequency voor No Schedule, dan worden de triggers alleen gecheckt als je de IA handmatig uitvoert (zie sectie 'Overzicht Agent List').
- Vul onder Repeats Every in om de hoeveel dagen de IA herhaald moet worden.
- Kies onder Scheduled Time het tijdstip waarop dit moet gebeuren.
- Optioneel: kies een startdatum. Bijvoorbeeld: startdatum van de course.
- Optioneel: kies een einddatum.
Criteria
- Onder Role in Classlist kan je selecteren voor welke rollen in de classlist de IA van toepassing is. Je kan hier kiezen voor iedereen in de classlist (inclusief docenten) of specifieke rol(len).
- Onder Take Action on Activity is het mogelijk om de volgende activiteiten als trigger te gebruiken:
- Login Activity: gebruikers die sinds een aantal dagen wel of niet hebben ingelogd.
- Course Activity: gebruikers die sinds een aantal dagen wel of niet in het vak zijn geweest.
- Onder Release Conditions kan je nieuwe (Create) of bestaande (Browse) triggers instellen voor de IA. Zie ook dit artikel voor het instellen van Release Conditions.
Bovenstaande triggers zijn apart te gebruiken of in combinatie met elkaar. Selecteer alleen een trigger als je hier gebruik van wilt maken.
Actions
- Onder Repetition kan je selecteren om een e-mail te versturen wanneer:
- Een gebruiker voor het eerst voldoet aan de criteria. In dit geval ontvangt de gebruiker maar één keer een bericht, ongeacht de ingestelde frequentie van de trigger.
- Een gebruiker voldoet aan de criteria iedere keer dat de trigger wordt gecheckt. In dit geval ontvangt de gebruiker meerdere berichten, afhankelijk van de frequentie van de trigger.
- Selecteer vervolgens onder Send an Email de optie om een e-mail te versturen. In onderstaande afbeelding laten we zien hoe je deze mail opzet:
- Vul naast To: de replace string '{InitiatingUser}' in (zie afbeelding). Voor verdere uitleg over bruikbare replace strings kan je klikken op What special email addresses can I use? of deze link raadplegen. Als je de e-mails zelf wilt ontvangen, vul dan je e-mailadres in naast Bcc:.
- Voeg een onderwerp toe.
- Typ een bericht. Het kan opnieuw handig zijn om deze link raad te plegen voor het gebruik van replace strings. In het voorbeeld hierboven wordt de voornaam van de gebruiker benoemd.
- Onder Attachments kan je een bijlage toevoegen.
- Kies onder Email Format voor HTML.
Klik op Save and Close om de nieuwe IA op te slaan. Je wordt vervolgens teruggebracht naar Agent List: zie onderstaande sectie voor een overzicht van de belangrijkste functies van deze pagina.
- Klik op het vakje naast de IA om deze te selecteren.
- Boven de tabel is het vervolgens mogelijk om de geselecteerde IAs in/uit te schakelen of te verwijderen. Gebruik Bulk Edit om in bulk de naam en categorie van IAs te veranderen, of IAs in/uit te schakelen.
- De laatste twee kolommen van de tabel laten zien wanneer de IA voor het laatst is uitgevoerd, en wanneer de volgende uitvoering gepland staat.
- Kolom Results of Last Run laat zien hoeveel gebruikers een e-mail hebben ontvangen tijdens de laatste uitvoering. Klik op de blauwe tekst om een overzicht van deze gebruikers te zien en de mail die ze hebben ontvangen.
- Door op de pijltoets naast de IA naam te klikken verschijnen er aanvullende functies:
- Als je de IA wilt testen zonder dat gebruikers daadwerkelijk een e-mail ontvangen, klik dan op Practice Run > Run. Onder kolom Results of Last Run is vervolgens te zien welke gebruikers een mail hadden ontvangen.
- Selecteer Run Now als je de IA handmatig wilt uitvoeren (dus buiten de geplande uitvoeringen om).
- Selecteer View History om een compleet overzicht te krijgen van alle uitvoeringen van de IA: hier vind je opnieuw de gebruikers die een mail hebben ontvangen en wat er in deze mail stond.