De Universiteit Leiden hecht grote waarde aan jouw privacy en streeft ernaar om haar diensten zo transparant, persoonlijk en betrouwbaar mogelijk aan te bieden. Persoonsgegevens verkregen via de digitale leeromgeving Brightspace worden verwerkt volgens de Europese privacywet (AVG).

De Universiteit Leiden verwerkt je persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• een bijdrage leveren aan een goede interactie tussen docenten en studenten;
• het bevorderen van het onderling samenwerken van studenten;
• studenten motiveren en begeleiden tijdens het volgen van het vak;
• het beheren van vakken binnen Brightspace, zoals het indelen van studenten in groepen;
• studenten informeren over de inhoud van de gevolgde vakken, waaronder informatie over colleges, werkgroepen en uit te voeren taken;
• het beschikbaar stellen van onderwijsmateriaal;
• het toetsen van kennis en het meten van voortgang;
• het verbeteren van het onderwijs, waaronder het (door)ontwikkelen van onderwijsmethoden en -materialen, inclusief door middel van wetenschappelijk onderzoek;
• vastleggen bevindingen en (deel)resultaten door docenten.
• het leveren van support;
• verbeteren van de bedrijfsvoering;
• opsporen van fraude (plagiaat) en daarmee tevens het voorkomen daarvan;
• realiseren van een passend niveau van informatiebeveiliging.

De volgende persoonsgegevens worden verwerkt binnen Brightspace:

• je voornaam, achternaam, e-mailadres en studentnummer;
• als je daarvoor kiest je foto. Het uploaden van je foto is geheel vrijwillig en je kunt er op elke moment voor kiezen deze te verwijderen. Met het uploaden van je foto geef je Universiteit Leiden toestemming jouw foto te verwerken;
• door jou ingestelde voorkeuren, bijvoorbeeld over te ontvangen e-mails;
• informatie betreffende de vakken waarvoor je jezelf hebt aangemeld;
• uit te voeren opdrachten, het moment waarop een opdracht wordt ingeleverd, het voor een opdracht behaalde resultaat;
• feedback van docenten of van medestudenten;
• bijdragen op discussiefora. Let op: ook verwijderde berichten kunnen nog kunnen worden ingezien door bevoegde medewerkers;
• het beschikbaar stellen en afnemen van toetsen;
• het beschikbaar stellen van en het innemen van opdrachten;
• informatie over deelname en voortgang, zoals behaalde awards, voortgang taaklijsten en class progress;
• datum en tijdstip van het laatste moment van inloggen;
• IP-adres

Verwerking van persoonsgegevens geschiedt op grond van de volgende grondslagen:

• het vervullen van een taak van algemeen belang (artikel 6 lid 1 sub e AVG) voor aan het onderwijs gerelateerde verwerkingen, waaronder plagiaatcontrole;
• gerechtvaardigd belang van de organisatie (artikel 6 lid 1 sub f AVG) voor verwerkingen die betrekking hebben op netwerk- en informatiebeveiliging.
• toestemming (artikel 6 lid 1 sub a AVG)

Wie er toegang heeft tot je gegevens is afhankelijk van de rol van de gebruiker en de aard van de verwerking. Een forumbijdrage kan zichtbaar zijn voor alle studenten van een zelfde werkgroep, terwijl voor een behaald eindcijfer heel andere regels gelden. Gegevens zijn toegankelijk voor:

• andere studenten;
• medewerkers die je cursussen klaarzetten, groepen indelen en het beheer van de cursus verzorgen;
• medewerkers die support leveren aan docenten en aan jou als student;
• de hoofddocent die verantwoordelijk is voor de cursus in Brightspace;
• docenten die het onderwijs van de cursus verzorgen;
• leden van de Examencommissie, leden van het College van Beroep voor de Examens;
• medewerkers van de Universiteit Leiden die onderzoek doen ten behoeve van verbetering van het onderwijs en het onderwijsmateriaal.

Universiteit Leiden zorgt ervoor dat je gegevens veilig zijn opgeslagen. Hierover hebben we heldere afspraken gemaakt met de betreffende leveranciers. Opslag van persoonsgegevens geschiedt binnen de Europese Unie en in de Verenigde Staten. De doorgifte vindt plaats volgens het Privacy Shield Framework.

Na je studie worden jouw persoonsgegevens verwijderd. Er zijn gegevens die langer bewaard moeten worden. Werkstukken worden langer bewaard om daarmee toekomstige controles te kunnen uitvoeren. Vanuit de Archiefwet is de universiteit verplicht om deze gegevens een aantal jaar te bewaren. Hoelang deze gegevens worden bewaard verschilt per type gegevens en is vastgelegd in de wetgeving.

Gemaakte opdrachten zoals essays en practicumopdrachten worden via Brightspace ingeleverd. Direct na het inleveren kan een plagiaatcontrole plaatsvinden, waarbij een programma de tekst van het werkstuk vergelijkt met andere teksten, waaronder eerder ingeleverde werkstukken. Het is uiteindelijk de docent die jouw opdracht beoordeelt.

Ben je het niet eens met de verwerking van je persoonsgegevens en zijn er specifieke omstandigheden die ervoor zorgen dat jouw privacybelang zwaarder moet wegen dan de hierboven genoemde doeleinden? Je kunt dan gebruik maken van je recht op bezwaar. Daarnaast bevat de AVG andere rechten waarop je – onder bepaalde voorwaarden – een beroep kan doen, waaronder inzage, wijziging van je gegevens, verwijdering, en beperking van de verwerking. Om deze rechten uit te oefenen kun je contact opnemen met de functionaris voor de gegevensbescherming: [email protected].

Als je een klacht hebt over hoe de Universiteit omgaat met je persoonsgegevens, dan kan je dit aangeven bij de Functionaris voor Gegevensbescherming (zie hierboven). Mocht je het niet eens zijn met de wijze waarop de Universiteit Leiden jouw klacht afhandelt, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.