Instructor Support for Educational Systems

Hoe wijzig ik vooraf mijn In Meeting- instellingen? (Basic)

Updated Aug 05, 2021

In deze handleiding worden de In- Meeting instellingen behandeld, die te vinden zijn onder Settings in de Zoom portal van de Universiteit van Leiden.

De instellingen zijn op de volgende manier te bereiken en te wijzigen:

Bij sommige instellingen zie je aan de rechterzijde 'locked by admin', deze instellingen zijn niet aanpasbaar en door de beheerder vastgezet vanwege veiligheids- en privacy redenen.

In de In Meeting (Basic) instellingen, kan je de basis instellingen voor tijdens je meeting instellen. De volgende onderdelen zijn aanpasbaar:

Require encryption for 3rd party endpoints (SIP/H.323)

Alle data die wordt gebruikt door Zoom is versleuteld, hiermee wordt versleuteling voor derden ook ingeschakeld.

Deze optie is Locked by admin en niet aanpasbaar om de veiligheid van de meeting en gebruikte data te waarborgen.

Chat

In de chatfunctie kunnen deelnemers berichten versturen. Als deze optie ingeschakeld is, zullen deze berichten voor alle deelnemers zichtbaar zijn.

Deze optie staat standaard ingeschakeld.

Als je de Chat functie uitschakelt zullen de opties Private Chat en Auto saving chats niet beschikbaar zijn. Ook krijg je de volgende melding:

  • Selecteer het vakje voor Prevent participants from saving chat als je wilt voorkomen dat deelnemers de chats opslaan

Private chat

Als deze optie ingeschakeld is, kunnen deelnemers 1 op 1 een privégesprek starten.

Deze optie staat standaard uitgeschakeld.

 

Auto saving chats

Als deze optie ingeschakeld is, zullen alle chats die plaatsvinden tijdens de meeting automatisch worden opgeslagen. Hierdoor hoeft de host niet handmatig de berichten op te slaan nadat de meeting start.

De Auto saving chats functie staat standaard uitgeschakeld, houd de AVG-richtlijnen in acht bij het gebruik van deze functie.

Sound notification when someone joins or leaves

Schakel deze functie in als je geluid wilt afspelen op het moment iemand de meeting betreed of verlaat. Je kan een geluid laten afspelen voor:

  • Iedereen
  • Alleen hosts en co-hosts
  • Als iemand per telefoon de meeting betreed 
    • Vink  Ask to record their voice to use as the notification aan om iemand iets te laten zeggen bij het betreden van de meeting
  • Deze optie staat automatisch uitgeschakeld

File transfer

Deze optie zorgt ervoor dat hosts en deelnemers bestanden kunnen uitwisselen in de chat van de meeting.

Je kan ervoor kiezen om alleen specifieke bestanden deelbaar te maken

  • Selecteer het vakje voor Only allow specified file types
  • Klik op het potloodicoon om een bestandsindeling toe te voegen of te verwijderen
  • Je kan ook een maximum bestandsgrootte instellen, standaard staat deze op 2048 MB (2GB)

Feedback to Zoom

Bij deze optie wordt er een feedbacktabblad toegevoegd aan het dialoogvenster van Windows of Mac.

Aan het eind van de meeting krijgt de deelnemer de mogelijkheid om feedback te leveren aan Zoom.

Deze optie staat standaard ingeschakeld.

Display end-of-meeting experience feedback survey

Deze optie geeft aan het eind van elke meeting een enquête in de vorm van een duimpje omhoog/omlaag weer, ook kan de deelnemer extra informatie invoegen wat er eventueel fout ging.

Er zijn twee opties:

  • Display for every meeting: Je kan deze enquête aan het einde van iedere meeting weergeven
  • Display for meetings randomly: Je kan deze enquête aan het einde van willekeurige meetings weergeven

Co-host

Een host kan een co-host kan toevoegen aan de meeting als deze optie ingeschakeld is. Een co-host heeft dezelfde rechten in een meeting als een host.

Het toevoegen van een co-host kan handig zijn als er een moderator nodig is voor bijv. het beheer van de wachtruimte of de chat.

Deze optie staat standaard ingeschakeld.

Meeting Polls

Een host kan ‘Polls’ starten in de meeting als deze optie ingeschakeld is. Deze ‘polls’ kunnen alvorens of tijdens de meeting toegevoegd worden.

Deze optie staat standaard ingeschakeld.

Meeting control toolbar

Always show meeting control toolbar

De ‘meeting controls’ zullen altijd zichtbaar zijn in een meeting als deze optie staat ingeschakeld.

Als deze optie uitgeschakeld wordt, zal deze tijdelijk verdwijnen en moet er met de muis naar de plek van de ‘meeting controls’ bewogen worden om deze weer zichtbaar te maken.

Deze optie staat standaard ingeschakeld.

 

Show Zoom windows during screen share

Als je in een meeting je beeldscherm deelt kan je met deze optie ervoor kiezen om het Zoom-venster te laten zien of niet.

Deze optie staat standaard uitgeschakeld.

Screen sharing

Tijdens een meeting kan een host of deelnemer zijn beeldscherm delen als deze optie is ingeschakeld.

Er kan hier worden ingesteld wie het beeldscherm kan delen:

  • Host only: Selecteer deze optie als alleen de host mag delen
  • All participants: Selecteer deze optie als alle deelnemers mogen delen


Ook kan je instellen wie het beeldscherm kan delen als er op dat moment al iets gedeeld wordt:

  • Host only: Selecteer deze optie als alleen de host mag iets anders mag starten
  • All participants: Selecteer deze optie als alle deelnemers mogen iets anders mogen starten


Disable desktop screen sharing for meetings you host

Deelnemers kunnen hun beeldscherm niet delen wanneer deze optie is ingeschakeld.

Deelnemers kunnen alleen bepaalde bestanden met elkaar delen via de chat.

Deze optie staat standaard uitgeschakeld, zodat gebruikers hun beeldscherm kunnen delen in een meeting.

Schakel deze optie in als je wilt dat gebruikers geen mogelijkheid krijgen om hun beeldscherm te delen.

 

Annotation

Tijdens het delen van een beeldscherm kunnen annotatietools gebruikt worden om aantekeningen of extra informatie toe te voegen aan het weergegeven beeld.

Als je deze optie inschakelt kunnen zowel host als deelnemer annotaties maken.

  • Selecteer Allow saving of shared screens with annotations Als je de weergegeven beeldschermen met annotaties wilt opslaan selecteer je het vakje voor 
  • Houdt de privacy richtlijnen in acht bij het opslaan van annotaties
  • Als je wilt dat alleen de gebruiker die zijn beeldscherm deelt annotaties kan maken en overige deelnemers hiervan wilt uitsluiten, selecteer dan het vakje voor Only the user who is sharing can annotate

Whiteboard

Tijdens een meeting kunnen host een deelnemer een whiteboard met elkaar delen, wanneer deze optie is ingeschakeld.

Als je wilt dat de inhoud op het whiteboard opgeslagen wordt, vink het vakje Allow saving of whiteboard content aan.

Houdt de privacy richtlijnen in acht bij het opslaan van de whiteboard inhoud.

Je kan er ook voor kiezen om de inhoud van het whiteboard automatisch als PNG of PDF te laten opslaan als het delen wordt gestopt. Klik op het desbetreffende vakje voor het bestandsformaat van het opgeslagen whiteboard.

Remote control

Tijdens het delen van je beeldscherm kan je ervoor kiezen om andere deelnemers controle te geven over het gedeelde scherm.

Deze optie staat standaard uitgeschakeld, om controle te houden over je eigen gedeelde scherm.

Feedback

 Non verbal feedback

Non verbale feedback zorgt ervoor dat deelnemers met de host kunnen communiceren zonder de spreker te onderbreken.

De deelnemer kan op iconen zoals yes, no, slow down of speed up klikken.

Deze iconen zijn te vinden in het Reactions -menu in de toolbar.

Als een deelnemer een icoon selecteert zal de host deze op het beeld van de deelnemer zien en in de deelnemerslijst.

 

Meeting reactions

Deelnemers kunnen er ook voor kiezen om te communiceren door middel van emoji's.

Deze zijn te vinden in het Reactions-menu in de toolbar.

Als een deelnemer een emoji selecteert zal de host deze op het beeld van de deelnemer zien en in de deelnemerslijst.

Je kan instellen dat alle emojis gebruikt kunnen worden of alleen bepaalde selectie, klik daarvoor op de desbetreffende optie.

Participants allowances

Allow removed participants to rejoin

Je kan toestaan dat deelnemers die verwijderd zijn of zichzelf hebben verwijdert van de meeting, opnieuw kunnen deelnemen aan de meeting.

Schakel deze optie uit als je niet wilt dat deze deelnemers weer kunnen deelnemen aan de meeting

 

Allow participants to rename themselves

Deelnemers van meetings kunnen hun naam niet wijzigen.

Deze optie is ‘Locked by admin’ en niet aanpasbaar, om ervoor te deelnemers zich niet als iemand anders voor kan doen en dan iedereen met de correcte naamconventie van de Universiteit Leiden weergegeven wordt

 

Hide participant profile pictures in meeting

Als deze optie ingeschakeld is, zullen de profielfoto’s van de deelnemers verborgen zijn en zullen alleen de namen van de deelnemers weergegeven worden op het scherm.

Daarnaast kunnen deelnemers hun profielfoto niet updaten tijdens een meeting.

Deze optie staat standaard ingeschakeld.

Previous Article Hoe bepaal ik vooraf wat hoor- en zichtbaar is in mijn meeting?
Next Article Hoe wijzig ik vooraf mijn In-Meeting instellingen? (Advanced)