Instructor Support for Educational Systems

Hoe wijzig ik vooraf de Security instellingen van mijn meeting?

Updated Aug 05, 2021

In deze handleiding worden de Security instellingen behandeld, die te vinden zijn onder Settings in de Zoom portal van de Universiteit van Leiden.

De instellingen zijn op de volgende manier te bereiken en te wijzigen:

Bij sommige instellingen zie je aan de rechterzijde 'locked by admin', deze instellingen zijn niet aanpasbaar en door de beheerder vastgezet vanwege veiligheids- en privacy redenen.

Onder 'Security' kan je instellen hoe je je meeting wilt beveiligen. Dit bepaalt onder andere welke deelnemers alsmede hoe deelnemers de meeting betreden. De volgende onderdelen worden behandeld en zijn aanpasbaar:

Require that all meetings are secured with one security option

Alle meetings zijn met minstens één van de drie beveiligingsoptie beveiligd, de mogelijke opties zijn:

  • Een Passcode
  • Een Waiting Room
  • Only authenticated users can join meetings

Deze instelling gaat automatisch gepaard met een Passcode vereiste. Als je naar beneden scrollt, zie je dat de instelling Require a passcode when scheduling new meetings en Personal Meeting ID ook standaard aan staan en niet te wijzigen zijn.

Waiting Room

Waiting Room

Als deze optie ingeschakeld staat worden deelnemers die een meeting betreden in een wachtruimte geplaatst. De host moet deze deelnemers individueel toelaten

Als deze optie aan staat kunnen deelnemers de meeting niet eerder dan de host betreden

Het inschakelen van een Waiting Room bevordert de veiligheid van je meeting en zorgt ervoor dat ongewenste personen de meeting niet kunnen betreden

Waiting Room Options

Er zijn een aantal opties met betrekking tot het betreden van de Waiting Room, je kan namelijk selecteren wie in de wachtruimte terecht komt en wie niet. Deze opties zij op toepassing van alle meetings waar de optie Waiting Room aanstaat.

  • Klik op Edit Options

Onder Who should go in the waiting Room? zijn de volgende opties beschikbaar:

  • Everyone: Iedereen zal de wachtruimte betreden
  • Users not in your account: Gebruikers die niet zijn toegevoegd aan het account
    • Als deze optie wordt aangevinkt kan je selecteren wie deelnemers in de wachtruimte kan toelaten tot de meeting
    • Host and co-hosts only: Alleen de host en co-host kunnen deelnemers toelaten
    • Host, co-host, and everyone who bypassed the waiting room (only if host and co-hosts are not present): Zowel hosts als deelnemers die in de meeting zitten kunnen deelnemers uit de wachtruimte toelaten
  • Users who are not in your account and not part of the allowed domains: Gebruikers zonder ULCN zullen in de wachtruimte terecht komen
    • Als deze optie wordt aangevinkt verschijnt er een textvak waar je domeinen in kan voeren om deze alsnog te laten tot de meeting
    • Ook bij deze optie kan je selecteren wie deelnemers in de wachtruimte kan toelaten tot de meeting
    • Als je deelnemers wilt toelaten die tijdens de meeting zijn uitgenodigd selecteer je: Users invited during the meeting by the host or co-host will bypass the waiting room
    • Als laatst kan je ervoor kiezen om deelnemers naar de wachtruimte te verplaatsen als de host onverwachts de meeting verlaat of als de host en co-host niet aanwezig is. Selecteer hiervoor Move participants to the waiting room if the host dropped unexpectedly

Nadat de wachtruimte opties zijn ingesteld heb je de mogelijkheid om de wachtruimte visueel aan te passen

  • Klik op Customize Waiting Room

In het nieuwe scherm zie je hoe het scherm voor de wachtruimte eruit komt te zien voor deelnemers. Je kan de tekst Please wait, the meeting host will let you in soon aanpassen door op het potloodicoon te klikken

In het vakje Logo + kan je eventueel een logo invoegen, als je eenmaal een logo hebt toegevoegd kan je deze wijzigen door op het potloodicoon te klikken

Als laatst kan je een beschrijving toevoegen van de wachtruimte, klik hiervoor op Add waiting room description

Passcode

Require a passcode when scheduling new meetings

Wanneer er een meeting wordt gepland zal er automatisch een wachtwoord worden gegenereerd. Deelnemers hebben dit wachtwoord nodig om de meeting te betreden. In de beschrijving staat dat Personal Meeting ID’s (PMI) niet inbegrepen zijn bij deze meetings. Echter als je naar beneden scrollt zie je dat ook voor PMI een wachtwoord verplicht is.

Require a passcode for instant meetings

Als er een directe meeting wordt gestart (niet gepland), zal er geen automatisch wachtwoord worden gegenereerd.

Require a passcode for Personal Meeting ID (PMI)

Voor alle PMI meetings zal er een wachtwoord genereerd worden.

Require a passcode for participants joining by phone

Als een deelnemer de meeting betreedt met een mobiele telefoon, zal deze een numeriek wachtwoord moeten invoeren om toegang te verkrijgen.

Naast een alphanumeriek wachtwoord zal er ook een numeriek wachtwoord worden gegenereerd.

Embed passcode in invite link for one-click join

Als deze optie aan staat zal het wachtwoord van de meeting verwerkt zijn in de uitnodigingslink die gegenereerd wordt.

Het gebruik van deze link zal een deelnemer direct toegang verlenen tot de meeting, zonder een wachtwoord in te hoeven voeren.

Het uitschakelen van deze functie zorgt ervoor dat deelnemers een wachtwoord moeten invoeren om toegang te verkrijgen en het vergroot de kans dat ongewenste deelnemers buitengesloten worden.

 

Only authenticated users can join meetings

Alleen deelnemers met een ULCN- account kunnen de meeting betreden, als zij ingelogd zijn met een ander account, wordt er gevraagd om van account te switchen

Meeting Authentication

Meeting Authentication Options

Er zijn een aantal authenticatie opties, de standaard is ‘Sign in to Zoom’.

De optie Allow authentication exception staat standaard aangevinkt. Dit houdt in dat de host deelnemers kan uitnodigen die zich niet hoeven te authentiseren

  • Als de wachtruimte is ingeschakeld, zullen mobiele gebruikers in de wachtruimte worden geplaatst
  • Als de wachtruimte niet is ingeschakeld, kan je kiezen uit twee mogelijkheden:
    • Mobiele gebruikers kunnen de meeting betreden (standaard aan)
    • Mobiele gebruikers worden niet toegestaan om de meeting te betreden. Om dit te voorkomen is het aan te raden om altijd een wachtruimte in te schakelen

Only authenticated users can join meetings from Web client

Als deze optie is ingeschakeld zullen deelnemers die een meeting willen bijwonen via de ‘Web client’ (browser en niet via de applicatie), zich eerst moeten inloggen.

Approve or block entry for users from specific countries/regions

Deze optie zorgt ervoor dat je deelnemers van specifieke regio’s of landen kan toelaten of juist toegang kan blokkeren tot je meetings of Webinars van jouw account.

Als je deze optie inschakelt opent zich er een nieuw scherm waar je deelnemers kan toelaten of uitsluiten.

  • Selecteer de optie Only allow users from selected countries/regions en typ vervolgens het desbetreffende land/regio in als je alleen gebruikers uit een regio wilt toelaten tot je meeting
  • Selecteer de optie Block users from selected countries/regions en typ vervolgens het desbetreffende land/regio in als je gebruikers uit een specifieke regio wilt uitsluiten van je meeting

Allow use of end-to-end encryption

Bij deze optie kan je kiezen uit Enhanced encryption (encryptiesleutels worden bewaard in de cloud) en End-to-end encryption (encryptiesleutels worden bewaard op je lokale apparaat).

Hoewel End-to-end een veiligere encryptie is, beperkt het de gebruiksmogelijkheden van Zoom.

Bij het gebruik van End-to-end encryptie worden deelnemers genoodzaakt om deel te nemen aan de meeting via de desktop applicatie of de mobiele app. Web client wordt niet ondersteund.

  • Daarnaast zal het de volgende functies uitschakelen:
    • Join before host
    • Cloud recording
    • Live streaming
    • Live transcription
    • Breakout Rooms
    • Polling
    • Meeting reactions
    • 1:1 private chats
Previous Article Hoe wijzig ik mijn account- en profielinstellingen?
Next Article Hoe bepaal ik vooraf wat hoor- en zichtbaar is in mijn meeting?