Deze handleiding beschrijft hoe je een Zoom-vergadering organiseert. Dit kan op vier manieren:
- via Brightspace
- via de desktopapplicatie (Zoom Workspace)
- via de webapp
- via Outlook
Klik op de titels om de secties uit te vouwen.
Ga naar Brightspace en log in met je UCLN-account. Kies vervolgens het vak waar je een meeting voor wilt aanmaken. Klik in de blauwe balk op course tools en vervolgens op Zoom.
Je ziet het volgende scherm:
Ga naar schedule a new meeting. Je ziet het volgende scherm:
Vul de gegevens in en klik op save.
Klik op de titel 'Terugkerende meeting' om hem uit te vouwen.
Je hebt de mogelijkheid om een meeting terugkerend te laten maken. Hierdoor hoef je niet elke week opnieuw een meeting aan te maken. In het planningsscherm ga je naar time zone.
Vink de optie recurring meeting aan. Je ziet de volgende opties:
Vul in de gegevens naar wens in en klik op save.
Om met de desktopapplicatie te werken zul je het eerst moeten installeren. Je kunt deze downloaden via de Zoom portal (Download Zoom Client).
Hoe host ik een meeting?
- Klik op de tegel New Meeting om direct een meeting te starten
- In het meeting scherm zal er een pop-up scherm verschijnen, klik op Join with Computer Audio
- Vervolgens kan je deelnemers uitnodigen via de Participants knop
Hoe plan ik een meeting?
- Klik op de tegel Schedule in het beginscherm van de desktopapplicatie.
- Een nieuw venster met planningopties zal openen.
Klik op 'Settings' om alle vergaderopties te zien.
1. Vergaderopties
| Optie | Beschrijving |
|---|---|
| Event Name | Titel van de vergadering. |
| Date, time, timezone | Vul de datum, tijd, duur en tijdzone van de vergadering in. Geef ook aan of het om een terugkerende vergadering gaat. |
| Repeat | Pas de instellingen voor een terugkerende vergadering aan:
|
| Meeting security | Stel de beveiligingsopties voor de vergadering in:
|
| Video | Kies of video standaard aan of uit staat bij deelname:
|
| Audio | Kies of je computeraudio en/of telefoon wilt toestaan. |
| Advanced | Aanvullende instellingen:
|
| Alternative hosts | Vul de e-mailadressen in van de mensen die jouw vergadering (co-)hosten, zodat zij de juiste rechten hebben zodra zij de sessie betreden. |
| Interpretation | Als je deze optie selecteert, verschijnt een invoerveld waarin je het e-mailadres van een tolk kunt invullen. Deze tolk kan tijdens de sessie ondertiteling verzorgen in een door jou ingestelde taal. |
Klik op Save als je klaar bent met de instellingen.
Ga naar de Zoom portal van de Universiteit van Leiden.
Voor het organiseren van een meeting in de Zoom portal zijn er twee mogelijkheden:
- Host
- Plan ahead
Je wordt eerst doorgestuurd naar het inlogscherm van de Universiteit Leiden, waar je kunt inloggen met je ULCN-gegevens.
Hoe host ik een meeting?
- Klik op Host om direct een meeting te starten
- Je ziet het volgende scherm:
Als je desktop Client van Zoom op je computer hebt geïnstalleerd zal de meeting automatisch starten. Eenmaal in de meeting kan je deelnemers uitnodigen via de participants knop
Hoe plan ik een meeting?
Om een meeting in de Zoom portal vooruit te plannen, klik je op Plan ahead. Als je al ingelogd bent, wordt je direct naar de schedule a meeting pagina verwezen. Deze is ook handmatig te bereiken via schedule a meeting rechtsboven in of onder het tabblad meetings aan de linkerkant van de pagina. Op deze pagina vul je de volgende informatie over je meeting in:
Vergaderopties
| Optie | Beschrijving |
|---|---|
| Topic | Titel van de vergadering. |
| Description | Optionele beschrijving van de vergadering. |
| When | Datum en tijd van de vergadering. |
| Duration | Stel de duur van de vergadering in. Als de vergadering uitloopt, blijft deze doorgaan. Tijdens de vergadering ontvang je een melding dat de vergadering uitloopt. |
| Time zone | Stel de tijdzone in. |
| Invitees | Vul de e-mailadressen in van de personen die je direct wilt uitnodigen. Je kunt de vergaderlink ook later per e-mail delen. |
| Registration | Selecteer deze optie als deelnemers zich moeten registreren. Je kunt kiezen uit drie opties:
|
| Meeting ID |
|
| Template | Je kunt een bestaande meeting opslaan als sjabloon om het hier te selecteren. |
| Whiteboard | Geef deelnemers toegang tot een whiteboard. |
| Docs | Geef deelnemers toegang tot documenten. |
| Registration | Selecteer deze optie als deelnemers zich moeten registreren. Je kunt kiezen uit drie opties:
|
| Security | Stel de beveiligingsopties voor de vergadering in:
|
| Video | Kies of video standaard aan of uit staat bij deelname:
|
| Audio | Kies of je computeraudio en/of telefoon wilt toestaan. |
| Options (Klik op 'Show') | Aanvullende instellingen:
|
| Alternatieve hosts | Vul de e-mailadressen in van de mensen die jouw vergadering (co-)hosten, zodat zij de juiste rechten hebben zodra zij de sessie betreden. |
| Interpretation | Als je deze optie selecteert, verschijnt een invoerveld waarin je het e-mailadres van een tolk kunt invullen. Deze tolk kan tijdens de sessie ondertiteling verzorgen in een door jou ingestelde taal. |
Klik op Save als je klaar bent met de instellingen.
Om een Zoom meeting vanuit Outlook te starten, moet eerst de plugin voor Outlook worden geïnstalleerd.
Zo installeer je de Zoom plugin voor Outlook:
- Ga naar: https://zoom.us/download
- Klik op Download onder de Zoom Plugin for Microsoft Outlook header of klik op de Add Zoom link onder de Download knop om de plugin toe te voegen aan Outlook on the web
- Voltooi de installatie op je apparaat
- Start Outlook opnieuw op om de plugin in gebruik te nemen
Hoe organiseer ik een spontane meeting?
Start Instant Meeting
Om een meeting gelijk te starten:
- Klik op Start Instant Meeting
- Met de pull-down optie is het mogelijk om de vergadering met of zonder jouw video ingeschakeld te starten
- Klik op Participants in de onderste balk om deelnemers uit te nodigen
- Klik op Invite
Je kunt deelnemers voor je meeting uitnodigen op vier manieren:
- Uit je contacten lijst
- Kopieer de uitnodigingslink via Copy Invite Link
- Kopieer de uitnodiging via Copy Invitation
Hoe plan ik een meeting?
- Klik op Schedule a Meeting.
- Een nieuwe Outlook meeting zal worden geopend, inclusief een venster van Zoom waarin je instellingen van de meeting kan wijzigen
Vergaderopties
| Optie | Beschrijving |
|---|---|
| Meeting ID |
|
| Security | Stel de beveiligingsopties voor de vergadering in:
|
| Video | Kies of video standaard aan of uit staat bij deelname:
|
| Audio | Kies of je computeraudio en/of telefoon wilt toestaan. |
| Advanced Options | Aanvullende instellingen:
|
Klik op Save als je klaar bent met de instellingen. De meeting en uitnodiging worden nu gegenereerd en zal terug te vinden zijn in je agenda. Klik op Deelnemers uitnodigen om vereiste en optionele deelnemers uit te nodigen voor je Zoom meeting.
Contact en informatie
Wil je meer weten over het gebruik van Zoom? Zie onze andere handleidingen:
Heb je hulp nodig? Neem contact op met de ISSC-Helpdesk.
Meer informatie nodig over de verschillende opties bij het plannen van je meeting? Raadpleeg dan de handleiding van de leverancier over beschikbare opties bij het plannen van een Zoom-vergadering.