Instructor Support for Educational Systems

Hoe organiseer ik een zoom meeting?

Updated

Deze handleiding bespreekt hoe je een zoom meeting organiseert. Dit kan op drie manieren: 

  • Vanuit Zoom
  • Vanuit Desktop Client (App)
  • Vanuit Outlook
1. Zoom

Ga naar de Zoom portal van de Universiteit van Leiden. 

Voor het organiseren van een meeting in de Zoom portal zijn er twee mogelijkheden: 

  1. Host 
  2. Plan ahead

Je wordt eerst doorgeleidt naar het inlogscherm van de Universiteit van Leiden waar je kan inloggen met je ULCN gegevens.

1.1. Hoe host ik een meeting?

  • Klik op Host om direct een meeting te starten
  • Het volgende scherm zal in je browser zichtbaar zijn:

Als je desktop Client van Zoom op je computer hebt geïnstalleerd zal de meeting automatisch starten. Wanneer dit niet het geval is, volg dan de volgende stappen:

  • Klik op de melding Open Zoom Meetings in je browser om de meeting te starten.
  • Als je geen pop-up scherm in je browser ziet, klik dan op Launch Meeting.

Als je de desktop Client van Zoom nog niet hebt geïnstalleerd of problemen met de Client ondervindt, zijn er twee mogelijkheden:

  1. Klik op Download Now om Zoom Client te downloaden
  2. Klik op Join from Your Bowser om deel te nemen via de browser

Eenmaal in de meeting kan je deelnemers uitnodigen via de Participants knop

1.2. Hoe plan ik een meeting?

Om een meeting in de Zoom portal vooruit te plannen, klik je op Plan ahead. Als je al ingelogd bent, wordt je direct naar de Schedule a Meeting pagina verwezen. Deze is ook handmatig te bereiken via Schedule a Meeting rechtsboven in of onder het tabblad Meetings aan de linkerkant van de pagina.

Op deze pagina vul je de volgende informatie over je meeting in:

  • Topic: Titel van je meeting
  • Description: Optionele beschrijving
  • When: Datum en tijd voor de vergadering
  • Duration: Stel een looptijd vast voor de vergadering, als de vergadering over de gekozen looptijd gaat  zal de vergadering alsnog doorgaan. Je krijgt alleen een bericht te zien dat de vergadering op het punt staat om over de geplande tijd te gaan
  • Time Zone
  • Recurring meeting: als je deze optie aanvinkt, kan je de instellingen voor een terugkerende vergadering aanpassen
    • Recurrence: keuze uit daily/ weekly/ monthly/ no Fixed Time
    • Repeat every: Hierin kan je de herhaling per bovengenoemde tijdseenheid instellen
    • Occurs on: Hierbij kan je een specifieke dag aanvinken
    • End date: Stel een einddatum in
  • Registration
    • Selecteer deze optie als deelnemers zich moeten registreren, er zijn 3 opties:
      • De deelnemers registreren zich eenmalig en kunnen alle meetings bijwonen
      • De deelnemers moeten zich voor elke meeting registreren om deel te nemen
      • Deelnemers registreren zich eenmalig en kunnen één of meer meeting kiezen om bij te wonen
  • Beveiliging
    • Een automatisch gegenereerd wachtwoord/ uitnodigingslink zal nodig zijn voor het deelnemen van een meeting 
    • Waiting Room: Selecteer deze optie als je alle deelnemers handmatig wilt toelaten
    • Require authentication to join: Sign in to Zoom
  • Video 
    • Zet de video standaard aan of uit als iemand zich aansluit
    • Host: Zet dit optioneel aan zodat de sprekers/hosts hun sessie beginnen met hun video ingeschakeld
    • Participant: Vergrendelde instelling waarbij de video van de deelnemer standaard is uitgeschakeld
  • Audio
    • Kies ervoor om audio van computer en/of telefoon toe te laten
  • Meeting options
    • Je kunt de deelnemers op elk gewenst moment laten deelnemen
    • Demp deelnemers bij binnenkomst
    • Breakout Room vooraf toewijzen geeft de mogelijkheid om uitgenodigde deelnemers vooraf aan Breakout Rooms toe te wijzen
    • Neem de vergadering automatisch op in de cloud 
    • De toegang tot gebruikers uit specifieke regio's/landen goedkeuren of blokkeren
  • Alternatieve hosts 
    • Vul alle e-mailadressen in voor de mensen die in jouw meeting gaan hosten of spreken, zodat ze de juiste rechten hebben als ze de sessie binnen treden
  • Interpretation 
    • Als je deze optie aan vinkt, krijg je een invoerveld waarin je het e-mailadres van een tolk kunt invoeren die tijdens de sessie ondertitels kan schrijven in een door jou ingestelde taal
2. Desktop Client

Om met Desktop Client te werken zul je het eerst moeten installeren. Je kunt deze downloaden via de Zoom portal (Download Zoom Client) of via deze link

Wanneer je de Desktop Client hebt geïnstalleerd, open je de app op je computer.

  • Klik op Sign In with SSO
  • Vul universiteitleiden in het tekstvak en klik op Continue
    • Je wordt vervolgens naar de inlogomgeving van de universiteit van Leiden geleid, waar je kan inloggen met je ULCN gegevens

2.1. Hoe host ik een meeting?

  • Klik op de tegel New Meeting om direct een meeting te starten
  • In het meeting scherm zal er een pop-up scherm verschijnen, klik op Join with Computer Audio
  • Vervolgens kan je deelnemers uitnodigen via de Participants knop 

2.2. Hoe plan ik een meeting?

  • Klik op de tegel Schedule in het beginscherm van de desktop Client
  • Een nieuw venster met planningopties zal openen
  • Op deze pagina vul je de volgende informatie over je meeting in:
    • Topic: Titel van je meeting
    • Start: Datum en tijd voor de vergadering
    • Duration: Stel een looptijd vast voor de vergadering, als de vergadering over de gekozen looptijd gaat  zal de vergadering alsnog doorgaan. Je krijgt alleen een bericht te zien dat de vergadering op het punt staat om over de geplande tijd te gaan
    • Time Zone
    • Recurring meeting: als je deze optie aanvinkt moet je de recurrence in de uitnodiging controleren
    • Security 
      • Een automatisch gegenereerd wachtwoord/ uitnodigingslink zal nodig zijn voor het deelnemen van een meeting 
      • Waiting Room: Selecteer deze optie als je alle deelnemers handmatig wilt toelaten
      • Require authentication to join: Sign in to Zoom
    • Video 
      • Zet de video standaard aan of uit als iemand zich aansluit
      • Host: Zet dit optioneel aan zodat de sprekers/hosts hun sessie beginnen met hun video ingeschakeld
      • Participant: Vergrendelde instelling waarbij de video van de deelnemer standaard is uitgeschakeld
    • Audio
      • Kies ervoor om audio van computer en/of telefoon toe te laten
    • Calendar
      • De kalender staat standaard ingesteld om Outlook, deze is gelinkt aan je ULCN account
    • Advanced options
      • Je kunt de deelnemers op elk gewenst moment laten deelnemen
      • Demp deelnemers bij binnenkomst
      • Breakout Room vooraf toewijzen geeft de mogelijkheid om uitgenodigde deelnemers vooraf aan Breakout Rooms toe te wijzen
      • Neem de vergadering automatisch op in de cloud 
      • De toegang tot gebruikers uit specifieke regio's/landen goedkeuren of blokkeren
    • Alternative hosts 
      • Vul alle e-mailadressen in voor de mensen die in jouw meeting gaan hosten of spreken, zodat ze de juiste rechten hebben als ze de sessie binnen treden
    • Interpretation 
      • Als je deze optie aan vinkt, krijg je een invoerveld waarin je het e-mailadres van een tolk kunt invoeren die tijdens de sessie ondertitels kan schrijven in een door jou ingestelde taal
    • Klik op Save

Outlook zal worden geopend. Vergeet niet om de optie "recurring meeting" te controleren, wanneer je deze hebt aangevinkt.

3. Outlook

Om een Zoom meeting vanuit Outlook te starten, moet eerst de plugin voor Outlook worden geïnstalleerd. 

Zo installeer je de Zoom plugin voor Outlook:

  • Ga naar: https://zoom.us/download
  • Klik op Download onder de Zoom Plugin for Microsoft Outlook header of klik op de Add Zoom link onder de Download knop om de plugin toe te voegen aan Outlook on the web
  • Voltooi de installatie op je apparaat
  • Start Outlook opnieuw op om de plugin in gebruik te nemen

3.1. Hoe organiseer ik een spontane meeting?

Start Instant Meeting

Om een meeting gelijk te starten:

  • Klik op Start Instant Meeting
  • Met de pull-down optie is het mogelijk om de vergadering met of zonder jouw video ingeschakeld te starten
  • Klik op Participants in de onderste balk om deelnemers uit te nodigen
  • Klik op Invite

Je kunt deelnemers  voor je meeting uitnodigen op vier manieren:

  1. Uit je contacten lijst
  2. Email
  3. Kopieer de uitnodigingslink via Copy Invite Link
  4. Kopieer de uitnodiging via Copy Invitation

3.2. Hoe plan ik een meeting?

  • Klik op Schedule a Meeting.
  • Een nieuwe e-mail zal worden geopend, inclusief een venster van Zoom waarin je instellingen van de meeting kan wijzigen

De meeting opties die je te zien krijgt zijn:

  • Meeting ID
    • Genereert automatisch een ID (standaardoptie)
    • Personal Meeting ID: een ID die door gebruikers kan worden onthouden zodat ze ook op andere momenten contact met u kunnen opnemen
  • Security
    • Passcode: Vergrendelde instelling die vereist dat gebruikers de uitnodigingslink naar jouw sessie hebben, of het wachtwoord wanneer ze jouw Meeting ID gebruiken
    • Waiting Room: Instelling die nieuwe deelnemers in de wachtkamer plaatst waar je ze handmatig moet toelaten tot de sessie zodat je kunt zien wie er van tevoren binnenkomt
    • Only authenticated users can join: Sign in to Zoom:  Haal het vinkje weg om externe sprekers en deelnemers aan de sessie te laten deelnemen
  • Video
    • Host: Zet de hostvideo automatisch aan of uit wanneer je deelneemt aan de sessie
    • Participants: Vergrendelde instelling die automatisch de video van de deelnemers uitschakelt wanneer zij de sessie binnenkomen
  • Audio 
    • Kies ervoor om audio van computer en/of telefoon toe te laten
    • Dial in from Netherlands: Klik op Edit om de lijst te wijzen en deelnemers uit andere landen de mogelijkheid te geven om in te bellen
  • Advanced Options (vouw uit door op de titel te drukken)
    • Geef deelnemers de mogelijkheid om op elk moment toe te treden (standaard ingeschakeld)
    • Mute deelnemers bij binnenkomst (standaard ingeschakeld)
    • Automatisch opnemen van de vergadering in de cloud (standaard uitgeschakeld)
    • Neem de uitnodigingslink op in het locatieveld (standaard ingeschakeld)
    • Voeg de uitnodiging voor de Zoom-vergadering in boven de bestaande tekst (heeft betrekking op de tekst in de uiteindelijke Outlook-vergaderuitnodiging
    • Selecteer een taal voor de uitnodiging (standaard: Engels, heeft betrekking op de tekst in de uitnodiging)
    • Alternatieve hosts (voer e-mailadressen in gescheiden door een komma of puntkomma om extra hosts en sprekers toe te voegen, zodat ze hun hostrechten ingesteld krijgen wanneer ze aan de sessie deelnemen)
  • Do not show me again 
    • Deze optie onthoud jouw instellingen voor toekomstige uitnodigingen 

Klik op Save  als je klaar bent met de instellingen. De meeting en uitnodiging worden nu gegenereerd en zal terug te vinden zijn in je agenda. Klik op Deelnemers uitnodigen om vereiste en optionele deelnemers uit te nodigen voor je Zoom meeting.

Previous Article Wat heb je nodig om van Zoom gebruik te maken?
Next Article Hoe werkt de Zoom koppeling in Brightspace?