Instructor Support for Educational Systems

Hoe gebruik ik de tools in een Zoom meeting?

Updated Oct 13, 2021

Deze handleiding gaat over het gebruik van de tools die in de meeting mogelijk zijn. Het is geschreven vanuit het perspectief van de host en behandelt de tools in volgorde waarin ze verschijnen (van boven naar beneden en van links naar rechts):

Audio in- en output instellingen

Wanneer je een meeting begint of binnenkomt, krijg je een pop-up te zien krijgt met de vraag hoe je wilt deelnemen aan jouw Zoom-meeting.

De twee knoppen boven op de pop-up vragen hoe je de sessie zou willen volgen:

  • Klik op Phone Call om in te bellen voor audio
  • Klik op Computer audio om audio van je computer te gebruiken

Wanneer je op Phone Call klikt, verandert de pop-up om te laten zien waar je moet inbellen en kun je kiezen uit welk land of welke regio je belt.

  • Klik op Join with Computer Audio om deel te nemen aan de sessie met de standaard audioapparaten zoals ingesteld door jouw computerbesturingssysteem
  • Onder de Join with Computer Audio knop staat de Test Speaker and Microphone knop. 
  • Klik hierop als je je audio-instellingen wilt testen


Zodra de popup verschijnt, begint er een ringtone af te spelen over de geselecteerde luidspreker. 

  • Klik op Yes als je de beltoon hoort
  • Klik op No als je de beltoon niet hoort


Zoom zal elke keer als je op No klikt naar de volgende audio-uitgang in de lijst gaan, totdat je geen apparaten meer hebt om te testen waardoor je de volgende popup te zien krijgt.

Op dit punt kan je kiezen om de audio via de telefoon gebruiken (Join Audio by Phone) of je moet jouw uitvoerapparaten controleren.


De volgende pop-up is het testen van jouw microfoon.

Zoom vraagt je om in de microfoon te spreken en herhaalt dan het opgenomen geluid.

  • Klik op Yes als je de herhaling hoort 
  • Klik op No als je de herhaling niet hoort na een paar seconden
    • Blijf het proces herhalen totdat je je eigen stem hoort in het afgespeelde geluid
    • Klik op Yes op dat moment. 

Wanneer de test is afgelopen en je je eigen stem nog steeds niet hebt horen afspelen, controleer dan je invoerapparaten.
Als de audio goed geconfigureerd is krijg je volgende bevestiging:

  • Klik op  Join with Computer Audio om terug te keren naar het initiële scherm

Meeting information

Het pictogram Meeting Information linksboven in de Zoom-meeting, bevat een informatie overzicht van de vergadering.

  • Klik op het tandwielpictogram rechtsboven om jouw persoonlijke zoominstellingen openen. 
  • Beweeg met je muis over de naam van de sessie om deze te wijzigen
  • Klik op het potloodicoon

Naast het openen van het instellingenmenu en het aanpassen van de naam, kan je hier de uitnodigingslink van jouw Meeting room kopiëren en zie je de nodige informatie die deelnemers nodig hebben om jouw Personal Meeting Room te betreden als ze de uitnodigingslink niet gebruiken. 

Voor een betere beveiliging van je Personal Meeting Room wordt het aangeraden om altijd de uitnodigingslink te delen in plaats van de losse Meeting ID en Passcode.

  • Klik op Copy link om de link inderdaad naar je klembord te kopiëren en te delen met deelnemers

Full screen

Rechtsboven in het meetingsscherm vind je het Full screen -pictogram om de sessie in volledig scherm weer te geven (als je alleen bent). Het icoon ziet er zeer doorzichtig uit en kan daardoor moeilijk te herkennen zijn:

Eenmaal in de volledige schermmodus verandert het pictogram in het volgende pictogram, door hierop te drukken verlaat je de volledige schermmodus:

Een andere mogelijkheid om de Full screen weergave te verlaten is door op ESC te drukken.

Bij meerdere deelnemers in de meeting verandert de Full screen -knop in de View -knop:

  • Klik op Speaker View om alleen de huidige actieve sprekers zien
  • Klik op Gallery View voor een rooster dat alle deelnemers weergeeft

Microphone

Met de Microphone -knop linksonder in het scherm kan je het geluid in- en uitschakelen door er op te klikken.

Het pictogram zoals hieronder wordt weergegeven wanneer je niet gedempt bent:

Als je gedempt bent wordt het icoon als volgt weergegeven:

Wanneer je op het ^ icoon klikt, verschijnt er een menu:

Onder Select a Microphone en Select a Speaker verschillende in- en uitvoerapparaten kiezen.

  • Als de audio van jouw apparaat niet werkt en je verder moet gaan met de sessie, kies je voor Switch to Phone Audio.
  • Klik op Leave Computer Audio om de audio volledig uit te schakelen. Het icoon zal ook veranderen:
  • Klik op Join Audio om de audio instellingen van je apparaat te gebruiken

Microfoonopties bij gebruik van een browser

Als je aan een meeting deelneemt vanuit de browser wordt jou gevraagd om toestemming te geven tot audio en/of video:

  • Klik op Allow om je microfoon/camerabeeld te gebruiken voor de meeting

Als je dit venster hebt gemist of wegklikt kan jouw microfoonicoon er zo uitzien:

Zoals je kunt zien op de afbeelding hierboven, de camera en microfoon pictogrammen zijn doorstreept. Dit betekent dat ze geblokkeerd zijn voor gebruik in dit venster. 

Klik op de pictogrammen om een pop-up te openen zoals hieronder (deze afbeelding is gemaakt binnen FireFox en verschilt afhankelijk van de browser).

Klik in dit geval op de x achter de camera en/of microfoon om het apparaat te deblokkeren.

Een andere pop-up zal verschijnen voor toestemming om het gedeblokkeerde apparaat te gebruiken in deze sessie. 

Klik op Allow.

Camera

De Camera -knop aan de onderkant van het scherm faciliteert jouw video-feed door erop te klikken.


Als je video-feed aanstaat, zie het pictogram er als volgt uit:

Als je video-feed uitstaat, zie het pictogram er als volgt uit:


Wanneer je op het ^ pictogram klikt, verschijnt het volgende menu:

In dit menu kan je een camera selecteren.

Klik op Video-settings om de video-instellingen van je meeting te openen, deze worden in het artikel Hoe wijzig ik tijdens mijn meeting de meeting settings? besproken.

Security

De Security knop linksonderin het scherm opent het volgend menu:


  • Klik op Lock Meeting om niemand vanaf dat moment aan de meeting deel te laten nemen.
  • De optie Enable Waiting Room kan worden uitgeschakeld maar om veiligheidsredenen raden wij aan deze niet uit te zetten

In de lijst Allow participants to: kun je kiezen wat de deelnemers mogen doen. Standaard zijn de opties:

  • Chat
  • Unmute Themselves
  • Start Video

De knop Suspend Participant Activities opent een venster waarin wordt gevraagd of je alle activiteiten voor gewone deelnemers wilt opschorten (niet voor co-hosts).

Participants

Invite

Om deelnemers uit te nodigen voor een meeting volg je de volgende stappen:

  • Klik op het pijtje naast Participants in de onderste balk.
  • Klik op Invite

Er zijn een aantal mogelijkheden om deelnemers uit te nodigen: 

  • Via de contacten lijst.
  • Via e-mail.
  • Door de uitnodigingslink te kopiëren.
  • Door de uitnodiging te kopiëren.

Het uitnodigen van aanwezigen via de contactlijst:

Als je op Invite hebt geklikt zal standaard het tabblad Contact worden geopend.


Als je al contactpersonen in jouw lijst hebt, zie je ze in een lijst met knoppen met hun verkorte naam en hun volledige naam. 

  • Klik op de knop om ze te selecteren (geselecteerde namen worden in het blauw weergegeven en worden ook getoond als geselecteerd in de zoekbalk Type to filter).

Om een contactpersoon te verwijderen die je per ongeluk hebt aangeklikt, klik je op de gemarkeerde blauwe knop of op de X voor hun naam in de balk Type to filter.

Het uitnodigen van aanwezigen via e-mail:

  • Klik op Email om de uitnodiging per mail te versturen.

In het nieuwe venster kun je ervoor kiezen om uw e-mail te versturen vanuit:

  • Je standaard e-mailprogramma.
  • Gmail.
  • Yahoo mail.

Wanneer je op een van deze opties klikt opent de e-mail applicatie en opent een nieuwe e-mail concept met de benodigde informatie voor de uitnodiging.

Het uitnodigen van aanwezigen door het sturen van de uitnodigingslink:

Linksonderin het Invite scherm zie je twee knoppen: Copy Invite link en Copy invitation

  • Klik op  Copy Invite link 

De uitnodigingslink wordt automatisch naar je klembord gekopieerd. Deze kun je nu plakken in een e-mail, een chat of elders.

Het nadeel van deze methode is dat de inbeloptie niet is inbegrepen, dit werkt alleen voor mensen die werken op desktop of mobiele apparaten met een browser of via de geïnstalleerde app.

Het uitnodigen van aanwezigen door het kopiëren van de uitnodiging:

Linksonderin het Invite scherm zie je twee knoppen: Copy Invite link en Copy invitation

  • Klik op  Copy Invitation

Een vrij groot blok tekst wordt nu naar het klembord gekopieerd met daarin alles wat je nodig hebt om een uitnodiging te sturen met alle verschillende opties, zoals de inbelmogelijkheden.

Waiting Room

Onder Waiting Room zie je een lijst met deelnemers die mee willen doen aan de sessie.


In bovenstaande afbeelding zie je de situatie als er maar één persoon in de Waiting Room staat te wachten. In dit geval is de enige optie de knop Message.

  • Klik op Message om een chat te starten.

Met het pijltje links van Chat kan je het chatvenster sluiten, minimaliseren en uitvouwen.

 Dit chatvenster is ingesteld om een bericht te sturen naar iedereen in de wachtkamer . 

  • Klik op het pijltje naast Everyone (in Waiting Room) 
  • Er opent een venster:

Je hebt de keuze om te chatten met:

  • Iedereen (in de wachtkamer).
  • Iedereen (in de meeting).
  • Naar de eerste gebruiker in de waiting room -lijst.

Rechts van Everyone (in Waiting Room) zie je een knop met drie stippen '...'.

Als je hierop klikt zal er een nieuw venster opnenen. Hierin kan  worden geselecteerd naar welke deelnemer een bericht gestuurd kan worden.

Je heb de keuze uit:

  • No one (niemand).
  • Host only (alleen de host).
  • Everyone Publicly (iedereen publiekelijk).

Zodoende kan je de afleiding in jouw sessie beperken. Wij adviseren dan ook om de chatoptie voor mensen in de Waiting Room in te stellen op No one

Wanneer er meerdere mensen in de wachtkamer op toelating wachten, verschijnt er een knop Admit all.

Wanneer een nieuwe deelnemer toetreedt tot de sessie, kan ook de host een melding krijgen dat dit het geval is.

In the meeting

In het deel In the meeting van het deelvenster 'Participants' kun je zien wie zich bij de sessie heeft aangesloten.

Wanneer je met de muis over een deelnemer in de lijst gaat die zijn of haar audio of video heeft geactiveerd, zie je de volgende opties naast zijn of haar naam:

Als een deelnemer de audio niet heeft geactiveerd zal alleen More zichtbaar zijn.

Wanneer je op de knop Mute klikt, wordt het geluid van de deelnemers gedempt. Het zal echter niet hun camera uitschakelen.

De More knop opent een venster met meer opties:

  • Ask to Start Video: Vraag om zijn of haar video te activeren of als alternatief Stop video wanneer de video van de gebruiker al geactiveerd is.
  • Make Host.
  • Make Co-host.
  • Allow to Multi-pin: Laat deze gebruiker toe om de videobeelden van de gebruiker vast te pinnen op het scherm.
  • Assign to type Closed Caption: Aanwijzen om ondertiteling te voorzien.
  • Rename: Deze deelnemer een andere naam geven.
  • Put in Waiting Room: In de wachtkamer plaatsen.
  • Remove: Volledig uit de sessie verwijderen.

Participatie pictogrammen

Met de deelnamepictogrammen onderaan het deelvenster Participants kunnen deelnemers laten weten wat ze op dit moment van de sessie vinden of ze kunnen een snelle vraag van de host beantwoorden.

De vermelde pictogrammen betekenen:

  • Yes.
  • No.
  • Go slower (vraag de host om te praten/presenteren in een langzamer tempo).
  • Go faster (vraag de host om te praten/presenteren in een sneller tempo).
  • De 'More' knop opent meer opties:
    • Thumbs down (duim omlaag).
    • Thumbs up (duim omhoog).
    • Clap (klap).
    • 'I Need a break' (Ik heb een pauze nodig).
    • 'I'm away'. (Ik ben weg).
  • Clear all (geeft de host de mogelijkheid om alle gebruikte deelnamepictogrammen te wissen).

Host/Co-host opties

Tot slot zijn er onderaan dit Participants venster de volgende opties:

De Invite knop opent de mogelijkheden om een deelnemer uit te nodigen.

Met de knop 'Mute all' kan je alle deelnemers dempen.

Klik op de (...) om meer opties te openen:

De volgende mogelijkheden zijn er:

  • Ask All to Unmute (vraag alle deelnemers om hun microfoon aan te zetten).
  • Mute Participants upon entry (demp alle deelnemers bij binnenkomst).
  • Allow Participants to Unmute Themselves (laat deelnemers zelf hun microfoon aanzetten, dit is automatisch ingeschakeld).
  • Play sound when someone joins or leaves (speel geluid wanneer iemand de sessie verlaat of binnenkomt).
  • Enable Waiting Room (zet de wachtkamer aan, standaard aan).
  • Lock Meeting (geef nieuwe of verwijderde deelnemers niet de mogelijkheid om de sessie binnen te komen).

Chat

Klik op de Chat knop om het chatvenster te openen waar je in kan chatten.

In het zijpaneel openen zich een aantal opties:

  • Klik op Everyone om te selecteren of je een bericht naar iedereen of één persoon wilt sturen.

Met de knop File kun je een bestand uploaden dat de deelnemers kunnen downloaden vanuit de chat. Op dit moment zijn de enige bestandstypen die zijn toegestaan:

  • .txt
  • .docx
  • .xlsx
  • .pdf
  • .pptx
  • .jpg
  • .jpeg
  • .png
  • .gif

De maximale bestandsgrootte is ingesteld op 2 gigabyte, gezien de bovenstaande bestandstypen.

Share screen

Met de knop Share Screen in de werkbalk onderin kunt u uw scherm of een deel van uw scherm delen. Start het proces door op de knop te klikken.

In het geopende venster kan je kiezen tussen Basic en Advanced.

Onder Basic vindt je de mogelijkheid om de volgende onderdelen te delen:

  • Screen
  • Whiteboard
  • iPhone/iPad
  • Daarnaast kan je ook verschillende vensters selecteren om specifiek te delen.


Onder Advanced kan je kiezen uit:

  • Portion of Screen
  • Computer Audio
  • Video
  • Content from 2nd camera 


Onderaan het scherm zijn twee opties met selectievakjes:

  • Share computer sound: Deel het computergeluid, handig als je bijvoorbeeld een video wilt afspelen.
  • Optimize Screen Sharing for Video Clip: Optimaliseer het delen van schermen voor videoclips stelt in principe het delen van schermen in op een hogere bit- en verversingsfrequentie, zodat een gedeelde videoclip op een duidelijke manier wordt weergegeven.

Selecteer hetgeen wat je wilt delen en klik op de Share knop rechtsonderin.

Basic

Screen

Tijdens het delen van je beeldscherm is de volgende werkbalk in beeld te zien:

Hier is te zien dat het mogelijk is om de screen sharing te pauzeren, annoteren of te stoppen.

  • Klik op New Share om een ander onderdeel te selecteren die je wilt delen (bijv. een ander venster of whiteboard)
  • Klik op Pause Share om het delen te pauzeren. 
  • Je werkbalk zal er nu anders uitzien:
    • Een oranje balk met Your screen sharing is paused zal zichtbaar zijn. 
    • Klik op Resume share om het delen te hervatten.
  • Klik op Annotate om annotaties te maken

Er zal een extra werkbalk verschijnen met de functies:

  • Mouse
  • Select
  • Text
  • Draw
  • Stamp
  • Spotlight
  • Erase
  • Format
  • Undo
  • Redo

Vervolgens kan je met Clear alle annotaties verwijderen en met Save de annotaties opslaan. 

  • Klik op het rode kruisje of Annotate om de annotatiefunctie uit te schakelen.

Whiteboard

Als je het Whiteboard selecteert om te delen, zal er een wit scherm verschijnen met een werkbalk zoals hierboven weergegeven. In plaats van Annotate zal er Whiteboard weergegeven zijn

Het Whiteboard ken dezelfde bewerkingsfunctie als de Annotate functie. Klik hier voor een uitgebreide uitleg van alle functies. 

  • Klik rechtsonderin op + om een extra whiteboard toe te voegen.
  • Klik op New Share of Stop Share om het whiteboard te verlaten. 

iPhone/iPad

Als je content wilt delen via je iPhone of iPad klik je op iPhone/iPad. Het is mogelijk om dit uit te voeren via Apple's Screen Mirroring of via een bekabelde verbinding.

  • Selecteer iPhone/iPad en klik op Share.
  • Volg de instructies in Zoom.

Zie deze link voor meer informatie over het delen van content via je iOS apparaat.

Advanced

PowerPoint as Virtual Background

Deze optie is in 'Beta' modus, wat inhoudt dat het nog in ontwikkeling is, als zodanig zullen we deze optie niet verder bespreken of ondersteunen.

Portion of Screen

In plaats van volledige schermopname kunt u ervoor kiezen om een deel van uw scherm te selecteren om te delen).

  • Er verschijnt een groen kader op het scherm, u kunt het kader in positie slepen door de groene randen te slepen (het kader zal tijdens dit proces van kleur veranderen naar oranje).
  • U kunt de grootte van het kader aanpassen door uw muis naar de buitenste randen van het frame te verplaatsen en het daar uit te breiden zoals bij elk ander toepassingsvenster.

Music or Computer Sound Only 

Alleen muziek of computer geluid.

Content from 2nd Camera

Content van een tweede camera, prima optie als je een tweede camera/apparaat hebt aangesloten op je computer waarmee je video's kunt delen (zoals de Visualizer in de bibliotheek van de Universiteit Leiden).

  • Een knop Switch Camera verschijnt in de linkerbovenhoek van het scherm waarmee u kunt schakelen tussen de aangesloten camera's.

Recording

Om AVG-redenen hebben we het opnemen op een lokale computer uitgeschakeld, omdat we niet kunnen nagaan waar de opname zich bevindt als deze op een lokaal apparaat staat.

Opnames gemaakt in Zoom worden 60 dagen bewaard in de Zoom cloud op Europese servers in Amsterdam of Frankfurt. De Universiteit van Leiden heeft een strikte verwerkingsovereenkomsten die zowel studenten als de faculteit beschermen.

Met de Recording functie kan je (delen van) je meeting opnemen.

  • Klik op Record.
  • Er zal een nieuw venster openen met de vraag Record this meeting to the cloud?
    • Klik op Continue.

De deelnemers van de sessie krijgen een geluidssignaal te horen met de mededeling dat 'This meeting is being recorded'.


Deelnemers krijgen ook een popup venster te zien met de vraag of ze in de sessie willen blijven tijdens de opname of dat ze liever weggaan.

Als een student bezwaar heeft tegen het feit dat een college/werkgroep plaatsvindt of wordt opgenomen in Zoom, heeft hij/zij het recht om te vragen de sessie naar Kalture Live Room te verplaatsen of de sessie te verlaten.  

Deelnemers kunnen ook in de linkerbovenhoek zien dat de meeting wordt opgenomen:

Hosts zullen in plaats daarvan een pauze- en stopknop hebben in de linkerbovenhoek:

Dit beeld zal veranderen in het volgende wanneer de opname wordt gepauzeerd:

Wanneer de opname gepauzeerd of gestopt wordt, zullen de deelnemers horen 'This recording has stopped'. Als de opname gepauzeerd was, zullen ze 'This meeting is being recorded' weer te horen krijgen zodra je de opname hervat.

Op dit moment wordt het pauzeren van een opname niet aangeraden, omdat er een probleem is met de Kaltura-integratie waardoor slechts één van de delen die door de pauze-functie wordt gemaakt, naar Kaltura wordt overgebracht. Wij raden aan de opname te stoppen in plaats van te pauzeren.

Opnames gemaakt in Zoom worden automatisch gekopieerd naar de 'My Media' van de host in de videoportal. De opname kan vanuit hier gedeeld worden. Het kan een tijd duren voordat de opname is gepubliceerd (een aantal uren afhankelijk van de grootte van de opname).

Een opname die gestart is door iemand anders dan de host, zal nog steeds terecht komen in het account van de host in zowel Zoom als Kaltura.

Live Transcript

De knop Live Transcript/Closed Caption opent een popupvenster waarin je verschillende opties kunt kiezen:

  • Assign a participant to type (wijs een deelnemer aan om te typen).
  • I Will type (ik zal typen).
  • Copy the API token (kopieer de API-token).
  • Enable Auto-Transcription (start automatische live transcriptie).

Door te kiezen voor het aanwijzen van een deelnemer om te typen, kunnen een onbepaald aantal mensen live ondertiteling typen.

Wanneer je kiest voor I will type kun je zelf de ondertiteling typen.

Wanneer je kiest voor Kopieer het API-token dan wordt het API-token naar uw klembord gekopieerd zodat u een derde partij kunt uitnodigen om live ondertiteling aan te maken.

Wanneer je het recht krijgt om Closed Captions te typen, krijg je een popup venster dat erg lijkt op het chat venster waar u kunt typen. Als je op enter klikt zal de ondertiteling worden uitgezonden naar alle deelnemers die (wanneer Closed Captions is geactiveerd)  ondertiteling op het scherm kunnen zien.

Als laatste, klik op de knop Enable Auto-Transcription om een automatische transcriptie service op te starten die uw live bijeenkomst van onderschrift voorziet. De nauwkeurigheid van deze functie is vrij hoog.

Breakout rooms

Door op de knop 'Breakout Rooms' te klikken open je de volgende popup waarin u kunt kiezen voor de volgende opties:


  • Het aantal breakout rooms (maximaal 50).
    • 20 breakout rooms met een maximum van 500 deelnemers.
    • 30 breakout rooms met maximaal 400 deelnemers.
    • 50 breakout rooms met maximaal 200 deelnemers.
  • Assign automatically (wijs deelnemers willekeurig toe)
  • Assign manually ( jekunt handmatig kiezen wie in welke breakout room gaat).
  • Let participants choose room (dit biedt de deelnemers ook de mogelijkheid om naar andere breakout rooms over te stappen).

Zie deze link voor een uitgebreide uitleg over alle mogelijkheden met Breakout rooms.

Reactions

Als je op de knop Reactions klikt, verschijnt er een klein popup-venster waarin je kan reageren via emoticons om een reactie te weergeven:

 De bovenstaande pictogrammen zijn als  'snelkoppeling' beschikbaar, klik op de '...' om meer emoticons te selecteren.

Deze pictogrammen verschijnen op het scherm van de deelnemer (linksboven) en verdwijnen automatisch na 10 seconden.

End meeting

Als je op de knop End klikt, verschijnt er een pop-upvenster waarmee (mede)presentatoren kunnen kiezen of ze de sessie voor iedereen willen beëindigen (End Meeting for All) of dat ze de sessie zelf willen verlaten (Leave Meeting).

Als je opeenvolgende meetings hebt en je wilt deelnemen aan de andere meeting, dan kun je dit doen door op de knop Begin Meeting te klikken.

Als je de enige host in de eerste meeting was zal deze meeting gesloten worden. Als er nog meerdere andere alternatieve/co-hosts in die meeting zijn zal de meeting open blijven.

Previous Article Hoe kan ik aparte Zoom meeting klaar zetten binnen een Brightspace Course?
Next Article Hoe wijzig ik mijn account- en profielinstellingen?