Wanneer je een meeting begint of binnenkomt, krijg je een pop-up te zien krijgt met de vraag hoe je wilt deelnemen aan jouw Zoom-meeting.

De twee knoppen boven op de pop-up vragen hoe je de sessie zou willen volgen:

• Klik op Phone Call om in te bellen voor audio
• Klik op Computer audio om audio van je computer te gebruiken

Wanneer je op Phone Call klikt, verandert de pop-up om te laten zien waar je moet inbellen en kun je kiezen uit welk land of welke regio je belt.

• Klik op Join with Computer Audio om deel te nemen aan de sessie met de standaard audioapparaten zoals ingesteld door jouw computerbesturingssysteem
• Onder de Join with Computer Audio knop staat de Test Speaker and Microphone knop. 
• Klik hierop als je je audio-instellingen wilt testen

Zodra de popup verschijnt, begint er een ringtone af te spelen over de geselecteerde luidspreker. 

• Klik op Yes als je de beltoon hoort
• Klik op No als je de beltoon niet hoort

Zoom zal elke keer als je op No klikt naar de volgende audio-uitgang in de lijst gaan, totdat je geen apparaten meer hebt om te testen waardoor je de volgende popup te zien krijgt.

Op dit punt kan je kiezen om de audio via de telefoon gebruiken (Join Audio by Phone) of je moet jouw uitvoerapparaten controleren.

De volgende pop-up is het testen van jouw microfoon.

Zoom vraagt je om in de microfoon te spreken en herhaalt dan het opgenomen geluid.

• Klik op Yes als je de herhaling hoort 
• Klik op No als je de herhaling niet hoort na een paar seconden
  • Blijf het proces herhalen totdat je je eigen stem hoort in het afgespeelde geluid
  • Klik op Yes op dat moment. 

Wanneer de test is afgelopen en je je eigen stem nog steeds niet hebt horen afspelen, controleer dan je invoerapparaten.
Als de audio goed geconfigureerd is krijg je volgende bevestiging:

• Klik op  Join with Computer Audio om terug te keren naar het initiële scherm

Het pictogram Meeting Information linksboven in de Zoom-meeting, bevat een informatie overzicht van de vergadering.

• Klik op het tandwielpictogram rechtsboven om jouw persoonlijke zoominstellingen openen. 
• Beweeg met je muis over de naam van de sessie om deze te wijzigen
• Klik op het potloodicoon

Naast het openen van het instellingenmenu en het aanpassen van de naam, kan je hier de uitnodigingslink van jouw Meeting room kopiëren en zie je de nodige informatie die deelnemers nodig hebben om jouw Personal Meeting Room te betreden als ze de uitnodigingslink niet gebruiken. 

• Klik op Copy link om de link inderdaad naar je klembord te kopiëren en te delen met deelnemers

Rechtsboven in het meetingsscherm vind je het Full screen -pictogram om de sessie in volledig scherm weer te geven (als je alleen bent). Het icoon ziet er zeer doorzichtig uit en kan daardoor moeilijk te herkennen zijn:

Eenmaal in de volledige schermmodus verandert het pictogram in het volgende pictogram, door hierop te drukken verlaat je de volledige schermmodus:

Een andere mogelijkheid om de Full screen weergave te verlaten is door op ESC te drukken.

Bij meerdere deelnemers in de meeting verandert de Full screen -knop in de View -knop:

• Klik op Speaker View om alleen de huidige actieve sprekers zien
• Klik op Gallery View voor een rooster dat alle deelnemers weergeeft

Met de Microphone -knop linksonder in het scherm kan je het geluid in- en uitschakelen door er op te klikken.

Het pictogram zoals hieronder wordt weergegeven wanneer je niet gedempt bent:

Als je gedempt bent wordt het icoon als volgt weergegeven:

Wanneer je op het ^ icoon klikt, verschijnt er een menu:

Onder Select a Microphone en Select a Speaker verschillende in- en uitvoerapparaten kiezen.

• Als de audio van jouw apparaat niet werkt en je verder moet gaan met de sessie, kies je voor Switch to Phone Audio.
• Klik op Leave Computer Audio om de audio volledig uit te schakelen. Het icoon zal ook veranderen:

• Klik op Join Audio om de audio instellingen van je apparaat te gebruiken
  

De Camera -knop aan de onderkant van het scherm faciliteert jouw video-feed door erop te klikken.

Als je video-feed aanstaat, zie het pictogram er als volgt uit:

Als je video-feed uitstaat, zie het pictogram er als volgt uit:

Wanneer je op het ^ pictogram klikt, verschijnt het volgende menu:

In dit menu kan je een camera selecteren.

Klik op Video-settings om de video-instellingen van je meeting te openen, deze worden in het artikel Hoe wijzig ik tijdens mijn meeting de meeting settings? besproken.

De Security knop linksonderin het scherm opent het volgend menu:

• Klik op Lock Meeting om niemand vanaf dat moment aan de meeting deel te laten nemen.
• De optie Enable Waiting Room kan worden uitgeschakeld maar om veiligheidsredenen raden wij aan deze niet uit te zetten

In de lijst Allow participants to: kun je kiezen wat de deelnemers mogen doen. Standaard zijn de opties:

• Chat
• Unmute Themselves
• Start Video

De knop Suspend Participant Activities opent een venster waarin wordt gevraagd of je alle activiteiten voor gewone deelnemers wilt opschorten (niet voor co-hosts).

Ga direct naar:

• Invite
• Waiting Room
• In the meeting
• Participatie pictogrammen
• Host/co-host opties

Om deelnemers uit te nodigen voor een meeting volg je de volgende stappen:

• Klik op het pijtje naast Participants in de onderste balk.
• Klik op Invite

Er zijn een aantal mogelijkheden om deelnemers uit te nodigen: 

• Via de contacten lijst.
• Via e-mail.
• Door de uitnodigingslink te kopiëren.
• Door de uitnodiging te kopiëren.

Het uitnodigen van aanwezigen via de contactlijst:

Als je op Invite hebt geklikt zal standaard het tabblad Contact worden geopend.

Als je al contactpersonen in jouw lijst hebt, zie je ze in een lijst met knoppen met hun verkorte naam en hun volledige naam. 

• Klik op de knop om ze te selecteren (geselecteerde namen worden in het blauw weergegeven en worden ook getoond als geselecteerd in de zoekbalk Type to filter).

Om een contactpersoon te verwijderen die je per ongeluk hebt aangeklikt, klik je op de gemarkeerde blauwe knop of op de X voor hun naam in de balk Type to filter.

Het uitnodigen van aanwezigen via e-mail:

• Klik op Email om de uitnodiging per mail te versturen.

In het nieuwe venster kun je ervoor kiezen om uw e-mail te versturen vanuit:

• Je standaard e-mailprogramma.
• Gmail.
• Yahoo mail.

Wanneer je op een van deze opties klikt opent de e-mail applicatie en opent een nieuwe e-mail concept met de benodigde informatie voor de uitnodiging.

Het uitnodigen van aanwezigen door het sturen van de uitnodigingslink:

Linksonderin het Invite scherm zie je twee knoppen: Copy Invite link en Copy invitation

• Klik op  Copy Invite link 

De uitnodigingslink wordt automatisch naar je klembord gekopieerd. Deze kun je nu plakken in een e-mail, een chat of elders.

Het uitnodigen van aanwezigen door het kopiëren van de uitnodiging:

Linksonderin het Invite scherm zie je twee knoppen: Copy Invite link en Copy invitation

• Klik op  Copy Invitation

Een vrij groot blok tekst wordt nu naar het klembord gekopieerd met daarin alles wat je nodig hebt om een uitnodiging te sturen met alle verschillende opties, zoals de inbelmogelijkheden.

Klik op de Chat knop om het chatvenster te openen waar je in kan chatten.

In het zijpaneel openen zich een aantal opties:

• Klik op Everyone om te selecteren of je een bericht naar iedereen of één persoon wilt sturen.

Met de knop File kun je een bestand uploaden dat de deelnemers kunnen downloaden vanuit de chat. Op dit moment zijn de enige bestandstypen die zijn toegestaan:

• .txt
• .docx
• .xlsx
• .pdf
• .pptx
• .jpg
• .jpeg
• .png
• .gif

De maximale bestandsgrootte is ingesteld op 2 gigabyte, gezien de bovenstaande bestandstypen.

Met de knop Share Screen in de werkbalk onderin kunt u uw scherm of een deel van uw scherm delen. Start het proces door op de knop te klikken.

In het geopende venster kan je kiezen tussen Basic en Advanced.

Onder Basic vindt je de mogelijkheid om de volgende onderdelen te delen:

• Screen
• Whiteboard
• iPhone/iPad
• Daarnaast kan je ook verschillende vensters selecteren om specifiek te delen.

Onder Advanced kan je kiezen uit:

• Portion of Screen
• Computer Audio
• Video
• Content from 2nd camera 

Onderaan het scherm zijn twee opties met selectievakjes:

• Share computer sound: Deel het computergeluid, handig als je bijvoorbeeld een video wilt afspelen.
• Optimize Screen Sharing for Video Clip: Optimaliseer het delen van schermen voor videoclips stelt in principe het delen van schermen in op een hogere bit- en verversingsfrequentie, zodat een gedeelde videoclip op een duidelijke manier wordt weergegeven.

Selecteer hetgeen wat je wilt delen en klik op de Share knop rechtsonderin.

Met de Recording functie kan je (delen van) je meeting opnemen.

• Klik op Record.
• Er zal een nieuw venster openen met de vraag Record this meeting to the cloud?
  • Klik op Continue.

De deelnemers van de sessie krijgen een geluidssignaal te horen met de mededeling dat 'This meeting is being recorded'.

Deelnemers krijgen ook een popup venster te zien met de vraag of ze in de sessie willen blijven tijdens de opname of dat ze liever weggaan.

Deelnemers kunnen ook in de linkerbovenhoek zien dat de meeting wordt opgenomen:

Hosts zullen in plaats daarvan een pauze- en stopknop hebben in de linkerbovenhoek:

Dit beeld zal veranderen in het volgende wanneer de opname wordt gepauzeerd:

Wanneer de opname gepauzeerd of gestopt wordt, zullen de deelnemers horen 'This recording has stopped'. Als de opname gepauzeerd was, zullen ze 'This meeting is being recorded' weer te horen krijgen zodra je de opname hervat.

Opnames gemaakt in Zoom worden automatisch gekopieerd naar de 'My Media' van de host in de videoportal. De opname kan vanuit hier gedeeld worden. Het kan een tijd duren voordat de opname is gepubliceerd (een aantal uren afhankelijk van de grootte van de opname).

De knop Live Transcript/Closed Caption opent een popupvenster waarin je verschillende opties kunt kiezen:

• Assign a participant to type (wijs een deelnemer aan om te typen).
• I Will type (ik zal typen).
• Copy the API token (kopieer de API-token).
• Enable Auto-Transcription (start automatische live transcriptie).

Door te kiezen voor het aanwijzen van een deelnemer om te typen, kunnen een onbepaald aantal mensen live ondertiteling typen.

Wanneer je kiest voor I will type kun je zelf de ondertiteling typen.

Wanneer je kiest voor Kopieer het API-token dan wordt het API-token naar uw klembord gekopieerd zodat u een derde partij kunt uitnodigen om live ondertiteling aan te maken.

Wanneer je het recht krijgt om Closed Captions te typen, krijg je een popup venster dat erg lijkt op het chat venster waar u kunt typen. Als je op enter klikt zal de ondertiteling worden uitgezonden naar alle deelnemers die (wanneer Closed Captions is geactiveerd)  ondertiteling op het scherm kunnen zien.

Als laatste, klik op de knop Enable Auto-Transcription om een automatische transcriptie service op te starten die uw live bijeenkomst van onderschrift voorziet. De nauwkeurigheid van deze functie is vrij hoog.

Door op de knop 'Breakout Rooms' te klikken open je de volgende popup waarin u kunt kiezen voor de volgende opties:

• Het aantal breakout rooms (maximaal 50).
  • 20 breakout rooms met een maximum van 500 deelnemers.
  • 30 breakout rooms met maximaal 400 deelnemers.
  • 50 breakout rooms met maximaal 200 deelnemers.
• Assign automatically (wijs deelnemers willekeurig toe)
• Assign manually ( jekunt handmatig kiezen wie in welke breakout room gaat).
• Let participants choose room (dit biedt de deelnemers ook de mogelijkheid om naar andere breakout rooms over te stappen).

Zie deze link voor een uitgebreide uitleg over alle mogelijkheden met Breakout rooms.

Als je op de knop Reactions klikt, verschijnt er een klein popup-venster waarin je kan reageren via emoticons om een reactie te weergeven:

 De bovenstaande pictogrammen zijn als  'snelkoppeling' beschikbaar, klik op de '...' om meer emoticons te selecteren.

Deze pictogrammen verschijnen op het scherm van de deelnemer (linksboven) en verdwijnen automatisch na 10 seconden.

Als je op de knop End klikt, verschijnt er een pop-upvenster waarmee (mede)presentatoren kunnen kiezen of ze de sessie voor iedereen willen beëindigen (End Meeting for All) of dat ze de sessie zelf willen verlaten (Leave Meeting).

Als je opeenvolgende meetings hebt en je wilt deelnemen aan de andere meeting, dan kun je dit doen door op de knop Begin Meeting te klikken.

Als je de enige host in de eerste meeting was zal deze meeting gesloten worden. Als er nog meerdere andere alternatieve/co-hosts in die meeting zijn zal de meeting open blijven.