Archiveren is 'Toets met wat erbij mag horen opbergen.' Het is een actie die een docent op elk gewenst moment op toetsniveau uitvoert of ongedaan maakt.

Een gearchiveerde toets kan op verzoek worden getoond, bv bij een visitatie. De tijd die tussen afname en visitatie zit, is bepalend voor welke gegevens beschikbaar zijn.

Het archiveringsproces en het anonimiseer- en verwijderproces is in boverstaande afbeelding aangegeven en te downloaden via onderstaand bestand.

Archiveren van een toets doe je via het menu Instellingen. Het is een handmatige actie die je als docent uitvoert.

Een gearchiveerde toets alsnog inzien doe je door het vak te openen en vervolgens te filteren op Gearchiveerd. Via het menu Instelling kun je indien nodig de toets deactiveren waardoor die weer beschikbaar komt om bijvoorbeeld te kopiëren.

Het verwijderen van Toetsen betekent dat deze naar de prullenbak verplaatst wordt en na 180 dagen definitief verwijderd wordt. Binnen die 180 dagen kan de toets alsnog teruggehaald worden. Deze acties voert de docent/ faculteit zelf uit.

Anonimiseren is 'persoonsgegevens weglakken.'

Resultaten worden na een vastgestelde periode (twee jaar) automatisch geanonimiseerd waardoor deze niet meer te herleiden zijn naar personen. Dit is een onomkeerbaar proces en ongeacht waar de toets zich in het systeem bevind (is een active lijst of het archief).

Behalve gebruikers namen worden ook alle gerelateerde individuele elementen tijdens dit proces verwijderd. Dat betekent dat gegeven antwoorden, discussies, beoordelingen, geuploade bestanden en logsbestanden ook niet meer beschikbaar zijn voor docenten en studenten. 

De vraag- en toetsinzicht rapporten blijven na anonimiseren beschikbaar. Dat betekent de psychometrische informatie mbt toets en vragen en informatie mbt leerdoelen en nakijkers.

De vastgestelde tijd waarna resultaten geanonimiseerd dienen te worden is twee jaar.

Verwijderen van resultaten is weghalen van behaalde vraagscores waardoor er geen analysens niet meer mogelijk zijn. Dit betekend dat op dat moment de vraag- en toetsinzicht rapportages niet meer beschikbaar zijn.

Resultaten en daarop gebaseerde analyses worden na zeven jaar automatisch verwijderd ongeacht waar de toets zich in het systeem bevind (in een active lijst of het archief). Dit is conform de wettelijke regelgeving. 
Wat overblijft zijn de vragen, toetssamenstelling en toetsinstellingen.

Wat er blijft bij anonimiseren en verwijderen van resultaten in (gearchiveerde) toetsen is in bovenstaande tabel aangegeven.

Anonimiseren is 'persoonsgegevens weglakken'