Support site - BrightspaceDocenten - Nederlands GradesCijfers invullen, importeren en exporteren en vrijgeven

Cijfers invullen, importeren en exporteren en vrijgeven

Hoe voeg ik cijfers toe aan het Gradebook?

In dit artikel wordt eerst uitgelegd hoe cijfers ingevuld kunnen worden in een gradebook in Brightspace. De verschillende manieren om cijfers in te voeren zijn:

Klik hier voor een uitleg over het vrijgeven van de cijfers op een bepaalde datum.

Belangrijk: Je moet het Gradebook al hebben ingesteld voordat er cijfers worden ingevoerd. Je kan de instellingen van je Gradebook niet meer aanpassen nadat er al cijfers zijn ingevoerd.

Een nieuwe feature is ingevoerd waarbij de docent de "name column / header row" vast kunnen zetten, zodat de docent door de cijfers kan scrollen zonder de context van de cijfers te verliezen. Deze feature is beschikbaar op Chrome, Firefox & Safari web browsers. De vastgezette "name column / header row" is niet beschikbaar op kleine schermen zoals op een mobiele telefoon. 

 

Voeg cijfers direct toe

  • Klik op Grades in de navbar van de cursus.
  • Klik op Enter Grades.

Kies tussen Spreadsheet view en Standard view en voer cijfers in door de cijfers voor elk grade item per student in te vullen.

In Spreadsheet view is het invoeren van cijfers vergelijkbaar met een spreadsheet. Er zijn lege cellen waar je de cijfers in kan vullen. Je kan dit doen voor meerdere cijfers, voor meerdere studenten, voor meerdere columns, in één keer. 

In Standard view is het mogelijk om te klikken op de naam van een student, en vervolgens cijfers in te vullen in alle kolommen van het gradebook. Je kan ook comments toevoegen. Deze opmerkingen worden aan de student getoond als feedback, maar er is ook de optie om private comments toe te voegen die alleen zichtbaar zijn voor mensen met toestemming om cijfers in te voeren.

  • Sla de cijfers op door op Save te klikken. 

Als je op Back klikt, of op enige andere link in de site, kan je alle wijzigingen verliezen die je zojuist hebt gemaakt. Dus klik regelmatig op de Save knop wanneer je in dit scherm werkt. 

Grade all

Klik op het pijltje naast het grade item om het menu uit te klappen, waar de optie Grade All verschijnt. Deze optie wordt gebruikt om alle studenten in een keer voor één grade item te beoordelen. 

Preview van de studentenweergave

Klik op Preview om te kunnen zien hoe het overzicht er uit komt te zien voor de student.

  • Klik op Save and Close om af te sluiten.

Gebruik formules

  • Klik op Grades in de navbar van de cursus.
  • Klik op Settings.
  • Ga naar het Calculations Options tab en selecteer Formula onder de titel Grading System.
  • Klik op Save, klik OK, klik OK.
  • Wanneer de wijzigingen zijn opgeslagen, klik dan op Close.

Kies uit een van deze opties: 

  • Klap het dropdown menu van Final Calculated Grade uit en klik op Edit Grade Item.
  • Maak een nieuw Calculated Grade aan door te klikken op New en dan Item, en kies Formula.

Onder Grading klik op Edit Using the Formula Editor om Points Received te definiëren.

  • Type de formule in het daarvoor bestemde vak en klik op Insert

Wanneer de docent groepsopdrachten beoordeelt, zorg ervoor dat het cijfer wordt ingevoerd in de inzendingenfolder (Evaluate Submission), in plaats van in de Gradebook. Cijfers in het Gradebook worden alleen toegekend aan een enkele student. Om een cijfer in te voeren voor alle groepsleden, voer het cijfer in via de inzendingenfolder. Het cijfer wordt dan teogekend aan alle leden van die groep, en wordt zo dus zichtbaar in het Gradebook van elke student in de groep. 

Cijfers importeren en exporteren

Let op! De naam van een Grade Categorie en een bijbehorend Grade Item NIET hetzelfde mogen zijn voor het importeren van Grades.

Stap 1: Exporteer het gradebook

  • Klik op Grades in de navbar van de cursus.
  • Klik op Enter Grades.
  • Klik op Export.

Stap 2: De instellingen van het export-bestand

  1. Kies de sortering
  2. Selecteer welke informatie over cijfers je wilt exporteren onder Grade Values.
  3. Studentnummers (usernames van gebruikers) komen automatisch mee in de export, mocht je ook nog de voornamen, achternamen en emailadressen mee willen exporteren kun je dat onder User Details aanvinken. 
  4. Selecteer onder Choose Grades to Export welke grade items je wilt exporteren.
  5. Klik op Export to CSV.

We raden af om de Export To Excel functionaliteit te gebruiken. Het zal dan veel meer moeite kosten om het export bestand in orde te krijgen voor importeren.

Stap 3: Openen en bewerken met Excel

  • Open het gedownloade bestand in Excel.
  • Selecteer de eerste kolom en ga naar het kopje Data in Excel. Kies vervolgens de optie Text to Columns. 
  • Kies bij stap 1 van deze Wizard voor het file-type Delimited.
  • Vink bij Delimiters alleen Comma aan, zorg dat Tab uitgevinkt staat.
  • Klik wanneer de instellingen juist staan op Finish.

Nu een duidelijke tabel is gecreëerd van studenten en Grade Items, kun je cijfers gaan invullen per Grade Item.

Net als bij Blackboard kunnen decimale cijfers alleen ingevoerd worden met een punt (.) als scheidingsteken. Let hier goed op, anders kan Brightspace de cijfers niet goed lezen!

Optioneel : Een nieuw Grade Item aanmaken in Excel

Let op dit is voor geavanceerde gebruikers! Bij twijfel raden we je aan om grade items in Brightspace zelf aan te maken.

Tijdens het invoeren van cijfers in Excel, kan je ook een extra Grade Item aanmaken.

  • Voeg een extra kolom toe met Insert.
  • Geef de kolom de naam van het Grade Item.
    • Indien je gebruikt maakt van weighted grades of ook grade schemes hebt geimporteerd, moet je zorgen dat diezelfde informatie ook achter de naam van Grade Item staat. Voor het geval van een Gradebook gebaseerd op Points, plak "Points Grade <Numeric MaxPoints:10>" achter de titel van het Grade Item. Bijvoorbeeld: Test Import Points Grade <Numeric MaxPoints:10>. 
  • Vul vervolgens de cijfers in zoals je dat ook voor de andere Grade Items hebt gedaan.

Wanneer je werk met een Weighted Gradebook, loop je tegen wat problemen aan wanneer je de Grade Items aanpast:

  • Zorg dat alle gewogen waardes in het Excel-bestand optellen tot 100%.
  • Het lukt Brightspace helaas niet om bij het importeren de nieuwe gewogen waardes van oude Grade Items mee te nemen; alleen de waardes van nieuwe Items worden dan overgenomen.
  • Hierdoor zal je een foutmelding krijgen wanneer je bij je Gradebook kijkt: het totaal komt niet tot 100%, maar bijvoorbeeld 110%.
  • Check daarom ALTIJD het Gradebook, aangezien de waardes van oude Grade Items nog aangepast moeten worden.

Stap 4: Het bestand gereed maken voor import

Na het invullen van de cijfers is het van belang om weer toe te werken naar het importeren van de cijfers, zodat de gegevens duidelijk in Brightspace terecht komen. Dit is een nauwkeurig proces.

Het bestand correct opslaan: 

  1. Sla het bestand op als Tab Delimited.txt
  2. Accepteer de waarschuwing over het gebruiken van het nieuwe format.
  3. Sluit het bestand af.
    • Wanneer je het bestand probeert te sluiten, geeft Excel een melding dat het bestand nog een keer opgeslagen moet worden. Klik hier op Don't Save.

Het bestand geschikt maken voor Brightspace door de extensie van .txt in .tsv te veranderen. 

  • Klik op de bestand of klik op Properties / Eigenschappen om de naam van het bestand te veranderen
  • Verander dan .txt in .tsv

Het bestand is nu gereed om in Brightspace te importeren!

Stap 5: Importeren in Brightspace

  • Klik op Grades in de navbar van de cursus.
  • Klik op Enter Grades.
  • Klik op de Import knop.

Importeren Stap 1: uploaden bestand

  1. Klik op Choose File om het bestand te uploaden
  2. Indien je een nieuw grade item wil aanmaken, selecteer het vakje onder Item Creation
  3. Klik op Continue

We raden af om de Grades Sample file te gebruiken. Het is beter om de course gradebook te exporteren.

Importeren Stap 2: mogelijke fouten

  • Als alles goed is gegaan, krijg je het bovenstaande scherm te zien.
  • Klik op Continue om door te gaan

Importeren Stap 3: Preview 

  • In het laatste scherm zie je de preview van de import
  • Aangepaste cijfers zullen altijd op de volgende manier worden aangegeven: oude cijfer -> nieuwe cijfer
  • Klik op Import om te import te voltooien
Disclaimer: Weighted Gradebooks

Aangezien veel docenten hun Gradebooks instellen op Weighted, is het van belang om te begrijpen wat voor invloed dit heeft op het importeren en exporteren van cijfers.

De Import/Export-functionaliteit werkt van zichzelf het beste met een Gradebook gebaseerd op Points. Wanneer je een Weighted Gradebook hebt is het cruciaal om via Manage Grades te checken of jouw Gradebook nog wel op orde is. Dit is vooral nodig wanneer je nieuwe Grade Items in je Excel-sheet hebt aangemaakt.

Als er iets fout is, krijg je standaard bovenaan je Gradebook een melding zoals hieronder. Zorg er altijd voor dat je je Gradebook weer correct aanpast.

Wees dus extra voorzichtig met een Weighted Gradebook en het importeren/exporteren van cijfers!

Hoe bepaal ik wanneer ik de cijfers wil vrijgeven?

Je kan ervoor kiezen om een cijferkolom onzichtbaar te maken voor studenten, bijvoorbeeld omdat je niet wilt dat de studenten de cijfers kunnen zien, of omdat je de cijfers op een later moment beschikbaar wilt maken. Het kan in een situatie onmogelijk zijn om alle studenten in één keer te beoordelen, of misschien wil je hun cijfers later nog aanpassen. Om verwarring te voorkomen, wordt het aangeraden om de cijfers onzichtbaar te houden totdat je alle cijfers in één keer kan vrijgeven. 

Grade Items onzichtbaar maken voor alle studenten

  • Klik op Grades in de navbar van de cursus.
  • Klik op Manage Grades.
  • Klik op pijltje naast Grade Item en selecteer Hide from Users.
    • Dit maakt het Grade Item en de grades die erbij horen onzichtbaar voor alle studenten. Als een Grade Item onzichtbaar is kunnen de grades bewerkt worden zonder dat dit gezien wordt door studenten. Om het Grade Item weer zichtbaar te maken, klik op hetzelfde pijltje en klik Make Visible to Users

Grades automatisch vrijgeven

  • Klik op Grades in the navbar van je course.
  • Klik op Manage Grades.
  • Klik op het pijltje naast het Grade Item dat je automatisch wil vrijgeven en selecteer Edit.
  • Ga naar het Restrictions tab.
  1. Selecteer Hide from Users om het Grade Item voor alle studenten onzichtbaar te maken.
  2. Gebruik de Availability-sectie als het Grade Item alleen beschikbaar hoeft te zijn voor een bepaalde tijd. Het is dan onzichtbaar voor de Start Date en na de End Date.
    • Selecteer Display in Calendar als je wil dat deze data bij studenten in de Calendar komen te staan.
  3. Selecteer Attach Existing als je een al gemaakte Release Condition aan het Grade Item toe wil voegen, of Create and Attach als je een nieuwe wil maken. Voor meer informatie over Release Conditions, zie deze artikelen.
  4. Selecteer Save and Close.

Vrijgeven en terugnemen van cijfers voor specifieke studenten

Het is mogelijk om cijfers vrij te geven en weer terug te nemen met de Release/Unlease grades voor alle of geselecteerde studenten. 

  • Klik op Grades in de navbar van de cursus.
  • Klik op het tab Enter Grades.
  • Klik op het pijltje naast Final Calculated Grade.
  • Klik op Enter Grades.
  • Onder "Users" kan je specifieke studenten selecteren en de optie Release/Unrelease kiezen. Dit maakt de grade zichtbaar als het dit nog niet was, of onzichtbaar als het dit wel was.
  • Klik Save and Close.

Wanneer je de cijfers hebt vrijgegeven, krijgen alle studenten die notificaties geactiveerd hebben direct een melding over het cijfer.