Support site - BrightspaceDocenten - Nederlands GradesHoe importeer en exporteer ik cijfers uit het Gradebook?

Hoe importeer en exporteer ik cijfers uit het Gradebook?

In dit artikel vind je een stappenplan om cijfers uit Brightspace te exporteren en om de cijfers (weer) op een juiste manier te importeren. 

Deze stappen zijn nodig om een bestand te creëren in het correcte format. 

Let op! De naam van een Grade Categorie en een bijbehorend Grade Item NIET hetzelfde mogen zijn voor het importeren van Grades.

Stap 1: Exporteer het gradebook

  • Klik op Grades in de navbar van de cursus.
  • Klik op Enter Grades.
  • Klik op Export.

Stap 2: De instellingen van het export-bestand

  1. Kies de sortering
  2. Selecteer welke informatie over cijfers je wilt exporteren onder Grade Values.
  3. Studentnummers (usernames van gebruikers) komen automatisch mee in de export, mocht je ook nog de voornamen, achternamen en emailadressen mee willen exporteren kun je dat onder User Details aanvinken. 
  4. Selecteer onder Choose Grades to Export welke grade items je wilt exporteren.
  5. Klik op Export to CSV.

We raden af om de Export To Excel functionaliteit te gebruiken. Het zal dan veel meer moeite kosten om het export bestand in orde te krijgen voor importeren.

Stap 3: Openen en bewerken met Excel

  • Open het gedownloade bestand in Excel.
  • Selecteer de eerste kolom en ga naar het kopje Data in Excel. Kies vervolgens de optie Text to Columns.
  • Kies bij stap 1 van deze Wizard voor het file-type Delimited.
  • Vink bij Delimiters alleen Comma aan, zorg dat Tab uitgevinkt staat.
  • Klik wanneer de instellingen juist staan op Finish.

Nu een duidelijke tabel is gecreëerd van studenten en Grade Items, kun je cijfers gaan invullen per Grade Item.

Net als bij Blackboard kunnen decimale cijfers alleen ingevoerd worden met een punt (.) als scheidingsteken. Let hier goed op, anders kan Brightspace de cijfers niet goed lezen!

Optioneel : Een nieuw Grade Item aanmaken in Excel

Let op dit is voor geavanceerde gebruikers! Bij twijfel raden we je aan om grade items in Brightspace zelf aan te maken.

Tijdens het invoeren van cijfers in Excel, kan je ook een extra Grade Item aanmaken.

  • Voeg een extra kolom toe met Insert.
  • Geef de kolom de naam van het Grade Item.
    • Indien je gebruikt maakt van weighted grades of ook grade schemes hebt geimporteerd, moet je zorgen dat diezelfde informatie ook achter de naam van Grade Item staat. Voor het geval van een Gradebook gebaseerd op Points, plak "Points Grade <Numeric MaxPoints:10>" achter de titel van het Grade Item. Bijvoorbeeld: Test Import Points Grade <Numeric MaxPoints:10>. 
  • Vul vervolgens de cijfers in zoals je dat ook voor de andere Grade Items hebt gedaan.

 

Wanneer je werk met een Weighted Gradebook, loop je tegen wat problemen aan wanneer je de Grade Items aanpast:

  • Zorg dat alle gewogen waardes in het Excel-bestand optellen tot 100%.
  • Het lukt Brightspace helaas niet om bij het importeren de nieuwe gewogen waardes van oude Grade Items mee te nemen; alleen de waardes van nieuwe Items worden dan overgenomen.
  • Hierdoor zal je een foutmelding krijgen wanneer je bij je Gradebook kijkt: het totaal komt niet tot 100%, maar bijvoorbeeld 110%.
  • Check daarom ALTIJD het Gradebook, aangezien de waardes van oude Grade Items nog aangepast moeten worden.

Stap 4: Het bestand gereed maken voor import

Na het invullen van de cijfers is het van belang om weer toe te werken naar het importeren van de cijfers, zodat de gegevens duidelijk in Brightspace terecht komen. Dit is een nauwkeurig proces.

Het bestand correct opslaan: 

  1. Sla het bestand op als Tab Delimited.txt
  2. Accepteer de waarschuwing over het gebruiken van het nieuwe format.
  3. Sluit het bestand af.
    • Wanneer je het bestand probeert te sluiten, geeft Excel een melding dat het bestand nog een keer opgeslagen moet worden. Klik hier op Don't Save.
Downloads

Het bestand geschikt maken voor Brightspace door de extensie van .txt in .tsv te veranderen.

  • Klik op de bestand of klik op Properties / Eigenschappen om de naam van het bestand te veranderen
  • Verander dan .txt in .tsv

Het bestand is nu gereed om in Brightspace te importeren!

Stap 5: Importeren in Brightspace

  • Klik op Grades in de navbar van de cursus.
  • Klik op Enter Grades.
  • Klik op de Import knop.

Importeren Stap 1: uploaden bestand

  1. Klik op Choose File om het bestand te uploaden
  2. Indien je een nieuw grade item wil aanmaken, selecteer het vakje onder Item Creation
  3. Klik op Continue

We raden af om de Grades Sample file te gebruiken. Het is beter om de course gradebook te exporteren.

Importeren Stap 2: mogelijke fouten

  • Als alles goed is gegaan, krijg je het bovenstaande scherm te zien.
  • Klik op Continue om door te gaan

 

Importeren Stap 3: Preview

  • In het laatste scherm zie je de preview van de import
  • Aangepaste cijfers zullen altijd op de volgende manier worden aangegeven: oude cijfer -> nieuwe cijfer
  • Klik op Import om te import te voltooien
Disclaimer: Weighted Gradebooks

Aangezien veel docenten hun Gradebooks instellen op Weighted, is het van belang om te begrijpen wat voor invloed dit heeft op het importeren en exporteren van cijfers.

De Import/Export-functionaliteit werkt van zichzelf het beste met een Gradebook gebaseerd op Points. Wanneer je een Weighted Gradebook hebt is het cruciaal om via Manage Grades te checken of jouw Gradebook nog wel op orde is. Dit is vooral nodig wanneer je nieuwe Grade Items in je Excel-sheet hebt aangemaakt.

Als er iets fout is, krijg je standaard bovenaan je Gradebook een melding zoals hieronder. Zorg er altijd voor dat je je Gradebook weer correct aanpast.

Wees dus extra voorzichtig met een Weighted Gradebook en het importeren/exporteren van cijfers!