Instructor Support for Educational Systems

Hoe organiseer ik een meeting vanuit Outlook?

Updated Aug 05, 2021

In deze handleiding wordt uitgelegd hoe je een Zoom meeting kan organiseren vanuit Microsoft Outlook, door middel van de Zoom plugin. Om een Zoom meeting vanuit Outlook te starten, moet eerst de plugin voor Outlook worden geïnstalleerd.

De volgende onderdelen worden behandeld:

Hoe installeer ik de Zoom plugin voor Outlook?

Met de Zoom plugin voor Outlook kun je vanuit Outlook een Zoom-vergaderingen aanmaken. Deze plugin kan alleen worden geïnstalleerd als je een beheerde Leidse universiteitscomputer hebt of op je eigen privécomputer werkt.

Zo installeer je de Zoom plugin voor Outlook:

  • Ga naar: https://zoom.us/download
  • Klik op Download onder de Zoom Plugin for Microsoft Outlook header of klik op de Add Zoom link onder de Download knop om de plugin toe te voegen aan Outlook on the web
  • Voltooi de installatie op je apparaat
  • Start Outlook opnieuw op om de plugin in gebruik te nemen

Hoe plan ik een Zoom meeting in vanuit Outlook?

Om een Zoom meeting vanuit Outlook te starten moet de Zoom plugin geinstalleerd zijn in Outlook.

In het hoofdvenster van Outlook zijn de volgende twee knoppen zichtbaar:

Er zijn twee mogelijkheden vanuit Outlook om een Zoom meeting te organiseren:

  1.  Schedule a Meeting
  2. Start Instant Meeting

Schedule a Meeting

Schedule a Meeting

  • Klik op Schedule a Meeting als je een meeting wilt inplannen via Outlook
  • Een nieuwe e-mail zal worden geopend, inclusief een venster van Zoom waarin je instellingen van de meeting kan wijzigen

De meeting opties die je te zien krijgt zijn:

  • Meeting ID
    • Genereert automatisch een ID (standaardoptie)
    • Personal Meeting ID: een ID die door gebruikers kan worden onthouden zodat ze ook op andere momenten contact met u kunnen opnemen
  • Security
    • Passcode: Vergrendelde instelling die vereist dat gebruikers de uitnodigingslink naar jouw sessie hebben, of het wachtwoord wanneer ze jouw Meeting ID gebruiken
    • Waiting Room: Instelling die nieuwe deelnemers in de wachtkamer plaatst waar je ze handmatig moet toelaten tot de sessie zodat je kunt zien wie er van tevoren binnenkomt
    • Only authenticated users can join: Sign in to Zoom:  Haal het vinkje weg om externe sprekers en deelnemers aan de sessie te laten deelnemen
  • Video
    • Host: Zet de hostvideo automatisch aan of uit wanneer je deelneemt aan de sessie
    • Participants: Vergrendelde instelling die automatisch de video van de deelnemers uitschakelt wanneer zij de sessie binnenkomen
  • Audio 
    • Kies ervoor om audio van computer en/of telefoon toe te laten
    • Dial in from Netherlands: Klik op Edit om de lijst te wijzen en deelnemers uit andere landen de mogelijkheid te geven om in te bellen
  • Advanced Options (vouw uit door op de titel te drukken)
    • Geef deelnemers de mogelijkheid om op elk moment toe te treden (standaard ingeschakeld)
    • Mute deelnemers bij binnenkomst (standaard ingeschakeld)
    • Automatisch opnemen van de vergadering in de cloud (standaard uitgeschakeld)
    • Neem de uitnodigingslink op in het locatieveld (standaard ingeschakeld)
    • Voeg de uitnodiging voor de Zoom-vergadering in boven de bestaande tekst (heeft betrekking op de tekst in de uiteindelijke Outlook-vergaderuitnodiging
    • Selecteer een taal voor de uitnodiging (standaard: Engels, heeft betrekking op de tekst in de uitnodiging)
    • Alternatieve hosts (voer e-mailadressen in gescheiden door een komma of puntkomma om extra hosts en sprekers toe te voegen, zodat ze hun hostrechten ingesteld krijgen wanneer ze aan de sessie deelnemen)
  • Do not show me again 
    • Deze optie onthoud jouw instellingen voor toekomstige uitnodigingen 

Klik op Save  als je klaar bent met de instellingen. De meeting en uitnodiging worden nu gegenereerd en zal terug te vinden zijn in je agenda. Klik op Deelnemers uitnodigen om vereiste en optionele deelnemers uit te nodigen voor je Zoom meeting.

Als je geplande outlook vergadering kort na het plannen begint, zorg er dan voor dat je eerst de begin- en einddatum/tijd van de meeting invoert voordat je op de knop Schedule a meeting klikt.

  • Klik hiervoor eerst op een nieuwe afspraak aanmaken
  • Vul de datum en tijd van de afspraak in
  • Klik als laatst op Schedule a Meeting
  • Verzend de uitnodiging naar de deelnemers

Hoe organiseer ik een spontane Zoom meeting vanuit Outlook?

Start Instant Meeting

Om een meeting gelijk te starten:

  • Klik op Start Instant Meeting
  • Met de pull-down optie is het mogelijk om de vergadering met of zonder jouw video ingeschakeld te starten
  • Klik op Participants in de onderste balk om deelnemers uit te nodigen
  • Klik op Invite

Je kunt deelnemers  voor je meeting uitnodigen op vier manieren:

  1. Uit je contacten lijst
  2. Email
  3. Kopieer de uitnodigingslink via Copy Invite Link
  4. Kopieer de uitnodiging via Copy Invitation
Previous Article Hoe organiseer ik een Zoom meeting vanuit de desktop Client?
Next Article Hoe gebruik ik de Webinar modus in Zoom?