Instructor Support for Educational Systems

Hoe organiseer ik een Zoom meeting vanuit de Zoom Portal?

Updated Aug 05, 2021

In deze handleiding wordt uitgelegd hoe je een Zoom meeting vanuit de Zoom Portal organiseert.

Ga naar de Zoom portal van de Universiteit van Leiden. 

Voor het organiseren van een meeting in de Zoom portal zijn er twee mogelijkheden: 

  1. Host 
  2. Plan ahead

Alvorens het organiseren van een meeting wordt je eerst doorgeleidt naar het inlogscherm van de Universiteit van Leiden waar je kan inloggen met je ULCN gegevens.

Hoe host ik een meeting?

  • Klik op Host om direct een meeting te starten
  • Het volgende scherm zal in je browser zichtbaar zijn:

Als je desktop Client van Zoom op je computer hebt geïnstalleerd zal de meeting automatisch starten, als dat niet het geval is volg dan de volgende stappen:

  • Klik op de melding Open Zoom Meetings in je browser om de meeting te starten
  • Als je geen pop-up scherm in je browser ziet, klik dan op Launch Meeting

Als je de desktop Client van Zoom nog niet hebt geïnstalleerd of problemen met de Client ondervindt, zijn er twee mogelijkheden:

  1. Klik op Download Now om Zoom Client te downloaden
  2. Klik op Join from Your Bowser om deel te nemen via de browser

Eenmaal in de meeting kan je deelnemers uitnodigen via de Participants knop

Hoe plan ik een meeting?

Om een meeting in de Zoom portal vooruit te plannen, klik je op Plan ahead. Als je al ingelogd bent, wordt je direct naar de Schedule a Meeting pagina verwezen. Deze is ook handmatig te bereiken via Schedule a Meeting rechtsboven in of onder het tabblad Meetings aan de linkerkant van de pagina.

Op deze pagina vul je de volgende informatie over je meeting in:

  • Topic: Titel van je meeting
  • Description: Optionele beschrijving
  • When: Datum en tijd voor de vergadering
  • Duration: Stel een looptijd vast voor de vergadering, als de vergadering over de gekozen looptijd gaat  zal de vergadering alsnog doorgaan. Je krijgt alleen een bericht te zien dat de vergadering op het punt staat om over de geplande tijd te gaan
  • Time Zone
  • Recurring meeting: als je deze optie aanvinkt kan je de instellingen voor een terugkerende vergadering aanpassen
    • Recurrence: keuze uit daily/ weekly/ monthly/ no Fixed Time
    • Repeat every: Hierin kan je de herhaling per bovengenoemde tijdseenheid instellen
    • Occurs on: Hierbij kan je een specifieke dag aanvinken
    • End date: Stel een einddatum in
  • Registration
    • Selecteer deze optie als deelnemers zich moeten registreren, er zijn 3 opties:
      • De deelnemers registreren zich eenmalig en kunnen alle meetings bijwonen
      • De deelnemers moeten zich voor elke meeting registreren om deel te nemen
      • Deelnemers registreren zich eenmalig en kunnen één of meer meeting kiezen om bij te wonen
  • Beveiliging
    • Een automatisch gegenereerd wachtwoord/ uitnodigingslink zal nodig zijn voor het deelnemen van een meeting 
    • Waiting Room: Selecteer deze optie als je alle deelnemers handmatig wilt toelaten
    • Require authentication to join: Sign in to Zoom
  • Video 
    • Zet de video standaard aan of uit als iemand zich aansluit
    • Host: Zet dit optioneel aan zodat de sprekers/hosts hun sessie beginnen met hun video ingeschakeld
    • Participant: Vergrendelde instelling waarbij de video van de deelnemer standaard is uitgeschakeld
  • Audio
    • Kies ervoor om audio van computer en/of telefoon toe te laten
  • Meeting options
    • Je kunt de deelnemers op elk gewenst moment laten deelnemen
    • Demp deelnemers bij binnenkomst
    • Breakout Room vooraf toewijzen geeft de mogelijkheid om uitgenodigde deelnemers vooraf aan Breakout Rooms toe te wijzen
    • Neem de vergadering automatisch op in de cloud 
    • De toegang tot gebruikers uit specifieke regio's/landen goedkeuren of blokkeren
  • Alternatieve hosts 
    • Vul alle e-mailadressen in voor de mensen die in jouw meeting gaan hosten of spreken, zodat ze de juiste rechten hebben als ze de sessie binnen treden
  • Interpretation 
    • Als je deze optie aan vinkt, krijg je een invoerveld waarin je het e-mailadres van een tolk kunt invoeren die tijdens de sessie ondertitels kan schrijven in een door jou ingestelde taal
Previous Article Hoe krijg ik toegang tot Zoom?
Next Article Hoe organiseer ik een Zoom meeting vanuit de desktop Client?